【推薦者向け】リファレンスチェックの回答を頼まれたら？回答方法や注意点を解説

 目次

リファレンスチェックとはなにか

リファレンスチェックとは、中途採用の選考において、候補者の実績や在籍期間、人物像などを前職や現職で一緒に働いている第三者から取得することを言います。書類や面接ではわからない情報を第三者から得ることで、企業の採用におけるリスクを軽減することが主な目的となります。

⁠前職や現職の上司・同僚・部下がリファレンスの主な推薦者で、候補者から了承を得た上で、企業もしくは委託された外部業者が、直接電話やメールなどで推薦者にヒアリングします。リファレンスチェックを実施するタイミングは企業によって違いますが、内定の前後に本当に採用して問題がないか最終確認の為に行われることが多いです。

より多くの情報を取得するために、候補者の働きぶりや人物像をよく知る上司・同僚・部下から二人以上取得することが多いです。

リファレンスチェックとは？目的・やり方・質問例・リスク・費用を徹底解説 | back check(バックチェック)

リファレンスチェックとは？採用候補者の信頼性や適性を第三者に確認する手法を徹底解説。目的・実施方法・質問例・注意点から、費用相場や代行サービスまで詳しくご紹介します。ケース別の活用事例やよくある質問も掲載しています。

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企業はリファレンスチェックで候補者の何を知りたい？

リファレンスチェックを頼まれたときは、回答に取り掛かる前に「なぜ企業がリファレンスチェックを行うのか」を理解することをおすすめします。目的を理解することで、より適切な情報が提供できるからです。

⁠企業がリファレンスチェックを実施する主な目的は、以下の通りです。

経歴・職歴詐称の検知

書類や面接において、候補者が経歴・職歴などを誇張して申告していないかを確認する事が第一の目的です。候補者が書類や面接で虚偽の申告をしていなければ問題になることはないので、推薦者は自分の認識している候補者の経歴、職歴について正直に回答をしましょう。

候補者と企業とのミスマッチの軽減

履歴書、職務経歴書などの選考書類や面接でわかる情報には限界があるため、一緒に働いた第三者から実際の働きぶりや人物像などを聞くことで、自社のカルチャーとフィットするか、求めているスキル・人物像と合致しているかを確かめる目的でリファレンスチェックを実施します。

候補者としても、選考を受けている企業が入社後に自分が活躍できるカルチャーかをすり合わせる事ができるので、推薦者は自分が知っている候補者の働きぶりや人物像を正直に回答しましょう。

選考の効率化

リファレンスチェックを選考フローの序盤に実施することで候補者の選別をすることができるので、面接の回数を削減する目的もあります。

入社後の活躍への活用

候補者の性格や価値観を知ることができるので、入社後のマネジメントの参考にする目的もあります。強みとなるスキルや不足しているスキルを企業が予め把握し、入社後に活躍しやすい環境を用意することが目的ですので、推薦者は候補者の等身大の姿を伝える事を意識し、企業と候補者との間で入社後のギャップをが生じないように注意しましょう。

関連記事：リファレンスチェックは勝手に実施できる？企業が考えるべきリスクや注意点を紹介

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックの実施方法は、候補者自身がリファレンスの推薦者を指定する場合と、採用する企業が推薦者を探す場合の大きく2パターンあります。ここではそれぞれの流れを説明します。

候補者自身がリファレンスの推薦者を指定する場合

1. リファレンスチェック実施の説明を受ける

企業から候補者にリファレンスチェックの説明をし、候補者はそれに承諾します。

【候補者が承諾する内容】

• リファレンスチェックを実施すること

• 候補者から推薦者（一緒に働いたことのある第三者）にリファレンスチェックの説明を行い、回答の同意を得ること

• 推薦者にインタビューを行い、候補者に関する情報を取得すること

2. 推薦者の連絡先を伝える

候補者は推薦者に、自分が選考を受けている企業の採用担当者に電話番号やメールアドレスなどの情報を共有することを説明します。同意が得られたら企業に推薦者の連絡先を教えます。

3. 推薦者との日程調整がおこなわれる

企業から推薦者に日程調整の連絡をし、インタビューの日程が決まります。

4. インタビューを実施する

上記で定めた日程に、企業から推薦者へ連絡があります。
そこでインタビューが実施されます。

関連記事：リファレンスチェックは誰に頼むべき？候補者が注意すべき点を解説！

採用する企業が推薦者を探す場合

1. リファレンスチェック実施の説明を受ける

企業から候補者にリファレンスチェックの説明をし、候補者はそれに承諾します。

【候補者が承諾する内容】

• リファレンスチェックを実施すること

• 候補者から推薦者（一緒に働いたことのある第三者）にリファレンスチェックの説明を行い、回答の同意を得ること

• 推薦者にインタビューを行い、候補者に関する情報を取得すること

2. 推薦者を探す

企業が候補者の会社に直接電話するか、SNSやWebの情報を使って探す場合などがあります。

3. 推薦者との日程調整がおこなわれる

企業から推薦者に日程調整の連絡をし、インタビューの日程が決まります。

4. インタビューを実施する

上記で定めた日程に、企業から推薦者へ連絡があります。
そこでインタビューが実施されます。

リファレンスチェックを頼まれたらどうする？

リファレンスチェックを頼まれたら、基本的には協力するか断るかを選択できます。リファレンスチェックの回答方法によって対応が異なるため、協力できる場合は担当者に確認しておきましょう。

一般的な回答方法は電話です。リファレンスチェックの回答可否の確認連絡が来たら、回答日時を打ち合わせます。オンラインシステムを利用する場合は、指定されたサービス上で手続きを進めましょう。メールや書面による回答を求められるケースもあります。

リファレンスチェックの回答を断る場合は、その旨を担当者に伝えて終了です。ただ、候補者のスムーズな転職活動のためにも、頼まれた場合は可能な限り協力してあげましょう。

関連記事：リファレンスチェックにお礼は必要？候補者側・採用企業側のお礼の方法やタイミング

リファレンスチェックはいつ実施されるのか？

リファレンスチェックは、一般的には内定前の最終面接の段階で実施します。書類選考や一次面接など早い段階で行うよりも、コストやリソースが節約できるからです。

どの段階でのリファレンスチェックであっても、回答内容が変化することはありません。候補者のことをできるだけ正直に伝えるようにしましょう。

関連記事：リファレンスチェックは内定前・内定後どちらで実施すべき？タイミング別メリットや法的リスクを徹底解説

リファレンスチェックの回答依頼を拒否したい場合

仕事が忙しく時間がない、候補者の転職に協力したくないなどの理由でリファレンスチェックの回答依頼を断りたい場合があるかもしれません。

ここでは、回答を拒否したい場合に気になる注意点について解説します。

断る理由を説明しなければならない？

リファレンスチェックの回答を断る際、理由を説明する義務はありません。本業で忙しいため時間が取れない、回答が負担に感じるなど、人それぞれ異なる理由があるでしょう。

時間がない中で回答した場合、詳しく話せずに回答の内容が薄く、リファレンス情報の価値が下がってしまう可能性もあります。また、業務上そこまで関わりがなかったなどで、候補者に有利なコメントができない場合もあるでしょう。候補者と企業どちらにとってもメリットがないと感じられるなら、「頼まれたから」といって無理に引き受けるのではなく、正直に事情を話して回答を断るのが無難です。

ただし、承諾した場合は期限内に対応しましょう。候補者からの依頼を一度承諾した後で、回答期限を破るなどの行為があると、信用性にも影響します。候補者の選考スケジュールにも関わりますので、約束は守るようにしましょう。

拒否すると候補者は内定取り消しになるのか？

リファレンスチェックの回答を拒否したからといって、内定取り消しになることは基本的にはありません。リファレンスチェックはあくまでも事実関係の確認を目的としており、通常は最終面談が終わった後で補助的に実施されるものです。

ただし、履歴書内の記載や面談での内容と事実が異なる場合は、経歴詐称とみなされ、内定取り消しになる場合があります。経歴や実績を偽らず、正直に伝えている場合は心配無用でしょう。

また、リファレンスチェックの回答拒否により、採用企業側への印象が悪くなる可能性があります。なるべく回答を承諾して、候補者が希望する転職をサポートしましょう。

リファレンスチェックのやり方

リファレンスチェックのやり方は、電話が一般的ですが、中にはメールや書面のやりとりで行う企業もあります。最近では、リファレンスチェック用のオンラインシステムを利用する企業も増えてきました。

電話の場合は、事前に採用担当者からリファレンスチェックの回答可否の確認連絡があります。そこで、回答の日時を決めて、後日実施される流れです。

オンラインシステム上で回答する場合は、システム内の手順に沿って進めることになります。どのシステムを使うかによって具体的な作業は異なりますが、普段からパソコンを使っている人なら難なく行える操作なので安心してください。

リファレンスチェックの質問内容と回答例

リファレンスチェックの質問内容は大きく以下の3つに分類されます。

勤務関連

勤務関連での質問では、在籍期間や実績などについて書類や面接の内容に虚偽がないか確認します。

【質問例】

• 在籍期間は◯年◯月から◯年◯月までと伺っておりますが、間違いはありませんか？

• 役職・仕事内容・実績は合ってますか？

• 遅刻や欠勤は多くありませんでしたか？

【回答例】

具体的な数字を示すと客観的な事実の証明になるので、可能であれば定量的に回答しましょう。ただし、自社の就業規則に違反しないよう注意してください。

• 顧客解約率を○％まで引き下げた実績がある

• 部署内で○位の営業成績であった

• ○年に社内表彰をされた

人物像

人物像の質問では、面接の限られた時間では分からないコミュニケーション能力や性格について確認し自社のカルチャーとマッチしているか確認します。

【質問例】

• 候補者とはどのような関係性でしたか？

• 周囲とのコミニュケーションはどうでしたか？

• 仕事を進めるうえで、個人とチームどちらが合っていますか？

• 候補者はどのような人物ですか？

• また一緒に働きたいと思いますか？

【回答例】

具体的なエピソードを交えると、人柄が伝わりやすいでしょう。

• 人付き合いがよく、終業後には違う部署や年代の人と飲みに行っていた

• 休日はロードバイクでアクティブに活動していた

• 部下からの信頼が厚い人材だった

スキル

スキルでの質問では、一緒に働いた第三者にしかわからない長所・短所、マネジメント能力などを確認します。

【質問例】

• 長所・短所はなんですか？

• 問題解決能力・意思決定能力はありましたか？

• リーダーシップはありましたか？

• 部下がいた場合、部下の教育はできていましたか？

【回答例】

• ミスや失敗に対して前向きに改善しようとするポジティブさがある

• 熱意と集中力が高い分、時間外労働をいとわない傾向があったためちゅ時間労働にならないよう、管理していた

• 常に問題解決に取り組む社員と組むと、より力を発揮すると思われる

• 基本は、部下が自分でモチベーションを維持できるようなリーダーシップを取っていたが、新入社員には指示を強めることもあった

リファレンスチェックの回答に協力するときの注意点

リファレンスチェックに回答する際に注意したいポイントとして、次の3点が挙げられます。

• 嘘や過大な評価をしないようにする

• 候補者との業務について具体的なエピソードを交えて語る

• 社内用語を使わないように注意する

それぞれ詳しく解説しますので、回答時の参考にしてください。

1. 嘘や過大な評価をしないようにする

つい「候補者のことをより良く話した方が良いのではないか」と考えてしまう推薦者の方も中にはいるかも知れません。

たしかに、リファレンスチェックで候補者の魅力を伝えることで、内定に近づく可能性もあります。逆に、候補者が申告していた内容が過大だった場合や、同僚や上司からの評判が芳しい場合など、選考にマイナスの影響を与えることもあります。

ただ、事実と異なることや思ってもいないことを語るのは、候補者が入社したあとにトラブルや苦労を生む事になり、企業にとっても候補者にとってもメリットがありません。回答を頼まれた方は、相手が新しい機会をつかもうとしていることを応援しつつも、候補者が入社した後に活躍し続ける事を前提に、嘘や過大申告はせず、自分の知っている候補者の姿を伝えることをおすすめします。

2. 候補者との業務について具体的なエピソードを交えて語る

候補者と自分との関係性や一緒にどのような仕事をしていたかを事前に簡単に振り返っておくと良いでしょう。候補者の詳細な業務内容が分からない場合には社内の近い関係で働いていた同僚に仕事内容について軽く照会しておくのをおすすめします。

⁠また、回答の際には候補者の人間性や実績が分かる具体的なエピソードを交えて話すと、選考企業の担当者も一緒に働くイメージが湧き、有益な情報として候補者の理解が早まります。

3.社内用語を使わないように注意する

候補者の業務内容について説明する際、つい一般的ではない社内用語などを使ってしまいたくなる事があるかもしれません。社内用語では相手の企業に伝わりにくい情報になってしまうため、社外の人でも分かるような一般的な用語に翻訳して説明をすると良いでしょう。

まとめ：リファレンスチェックを頼まれたら、できるだけ協力しよう

リファレンスチェックを実施する企業が増えていく中、部下や同僚からリファレンスチェックへの回答を頼まれることは、今後ますます多くなるでしょう。

リファレンスの回答結果が選考の合否に関わる可能性もあり、頼まれた側はプレッシャーを感じてしまうかもしれません。
ただ、あくまでリファレンスの回答は、候補者が選考で申告している内容の裏付けや、普段の働きぶりの確認ですので、無理に候補者の事を良く語ろうとする必要はありません。

候補者の転職の成功はその企業への入社ではなく、入社後その企業でいかに活躍できるかです。候補者の転職が本当の意味で成功するように正直な回答を心がけましょう。