リファレンスチェックにお礼は必要？候補者側・採用企業側のお礼の方法やタイミング
リファレンスチェックは、企業が採用の判断をするにあたって、候補者の実績や人物像などを推薦者となる第三者から取得するものです。
推薦者は候補者が選びます。前職や現職の上司・同僚・部下など旧知の相手に協力をお願いすることが多いでしょう。
リファレンスチェックに協力してもらった候補者は時間を割いてくれた推薦者に対して、また採用企業は候補者と推薦者それぞれに対して、お礼を伝えることが大切です。
リファレンスチェックのお礼を伝える方法やタイミングについて、候補者側・採用企業側それぞれの視点で解説します。
目次
リファレンスチェックへのお礼はした方が良い？
リファレンスチェックへのお礼はした方が良いものと考えられます。
なぜ、リファレンスチェックのお礼をしたほうが良いかを確認していきましょう。
候補者側のお礼への考え方
リファレンスチェックの推薦者は、採用の結果に関わる重要な役割を、自分の時間を割いて担ってくれます。
推薦者の善意に対し感謝の気持ちを表すために、また今後も良好な関係を続けていくためにも、お礼をすることが大切です。
採用企業側のお礼への考え方
リファレンスチェックは採用企業側からお願いして実施するものであるため、引き受けてくれた候補者に対してはもちろん、インタビューなどで接する機会があれば推薦者にも誠意を持って対応する必要があるでしょう。
リファレンスチェックを承諾してもらった際には候補者に、またインタビューが完了した際には候補者と推薦者に、お礼をすることが望ましいでしょう。
リファレンスチェックでお礼が必要な理由
「リファレンスチェックでお礼はしたほうがいい」とお伝えしました。
ここでは、リファレンスチェックにお礼が必要な理由を詳しく見ていきましょう。
推薦者は責任ある役割を善意で担ってくれたから
リファレンスチェックでは一般的に、推薦者に対し採用企業や候補者から報酬が支払われることはありません。
しかし、リファレンスチェックに協力することは、候補者の採用の結果に関わる重要な役割を担うことになるため、推薦者は責任感を持って対応してくれます。
対価がないにも関わらず推薦者が責任ある役割を担ってくれたことに、候補者と採用企業は感謝を伝える必要があるでしょう。
関連記事：【推薦者向け】リファレンスチェックの回答を頼まれたら？回答方法や注意点を解説
候補者と推薦者に貴重な時間を割いてもらっているから
インタビュー形式のリファレンスチェックは、主に次のような流れで行われます。
企業から候補者にリファレンスチェックの説明をする
候補者が推薦者を選び、内容の説明と協力の依頼をする
候補者から企業に推薦者の連絡先を伝える
企業と推薦者との間でインタビューの日程を調整する
企業と推薦者との間でインタビューを実施する
候補者は、リファレンスチェックの説明を受ける時間や、推薦者を選ぶ時間、推薦者に依頼をして許諾を得る時間などがかかります。これらの時間を割いてくれた候補者に、企業からお礼を伝えることが必要でしょう。
同様に推薦者にも、候補者からリファレンスチェックの説明を受けたり、インタビューの日程調整と準備、実施をしたりする際に時間を割いてもらうことになります。
この場合、推薦者には採用企業と候補者の両方から、お礼をする必要があるでしょう。
今後も良好な関係を続けていくため
採用の合否に関わらず、採用企業・候補者・推薦者は今後も同じ業界や採用の場などで関わりを持つ可能性があります。
今後も良好な関係を続けていくため、またビジネスマナーとしても、リファレンスチェックに対応してくれた相手にお礼を伝えることは大切です。
関連記事：リファレンスチェックは誰に頼むべき？候補者が注意すべき点を解説！
リファレンスチェックのお礼を伝えるタイミング
リファレンスチェックのお礼をするタイミングとして考えられるパターンを見ていきましょう。
候補者がお礼を伝えるタイミング
まずは、推薦者がリファレンスチェックに協力することを承諾してくれたタイミングで、お礼を伝えましょう。
リファレンスチェックが完了した際にもお礼を伝えることが望ましいですが、実施後ならいつでも良いわけではありません。基本的にはリファレンスチェックの実施から24時間以内にお礼を伝えるのが望ましいでしょう。
また、リファレンスチェックに協力してくれた推薦者は、候補者の合否を気にしている場合もあります。
採用の結果が出た際には、あらためてお礼と一緒に結果を伝えると良いでしょう。
採用企業側がお礼を伝えるタイミング
採用企業側は、候補者がリファレンスチェックを承諾した際や、推薦者と初めて連絡を取る際、リファレンスチェックが完了した際などに、候補者と推薦者のそれぞれにお礼を伝えましょう。
候補者から推薦者にお礼を伝えやすいよう、リファレンスチェックが完了した際は候補者に共有すると良いでしょう。
リファレンスチェックのお礼はメールだけで良い？
リファレンスチェックは、推薦者の回答の信憑性と公平性を保つため、報酬は発生しないことが一般的です。
候補者が推薦者にお礼として何か渡したい場合でも、リファレンスチェックの実施前に、品物や金銭を渡す旨を伝えることは控えましょう。
どうしてもメール以外に贈り物などで推薦者に感謝の気持ちを伝えたい場合は、リファレンスチェックの完了後に、菓子折りなど相手の負担にならないものを渡すのが良いでしょう。
また、リファレンスチェックの推薦者は、候補者のために善意で協力してくれているため、採用企業からお礼を伝えるのはメールで十分です。
リファレンスチェックのお礼メールの内容
お礼メールは長文である必要はありませんが、誰にでも当てはめられるテンプレートのような内容は避けましょう。
特に候補者から推薦者にお礼メールを送る場合、相手への感謝の気持ちや今後どのような関係を続けていきたいかを具体的に書くと良いでしょう。
候補者から推薦者へ送るメールの例には次のようなものが挙げられます。
挨拶
リファレンスチェックに協力してくれたことへのお礼
新たな仕事への熱意など
今後も良好な関係を続けていきたいこと
採用企業から候補者・推薦者へお礼を伝える際も同様に、感謝の気持ちを丁寧に伝えると良いでしょう。
リファレンスチェックのお礼は心をこめて伝えよう
リファレンスチェックのお礼は、候補者から推薦者に伝える場合と採用企業から候補者・推薦者に伝える場合が考えられます。
リファレンスチェックには、お礼のメールを含めたさまざまなやりとりや、効率的に実施するためのノウハウが必要ですが、採用担当者の負担が大きいと感じる場合は、外部のサービスを利用することも一つの方法です。
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back check magazine 編集部
リファレンスチェック/コンプライアンスチェックサービス「back check」が手がけるコラム「back check magazine」の編集部です。採用担当のみなさまに向けて、役に立つ情報を発信していきます。
