リファレンスチェックでなりすましが起きる原因となりすましを防ぐ方法
採用ミスマッチの防止やコンプライアンスリスクの回避を目的として、中途採用の選考過程で「リファレンスチェック」を実施する企業が増えてきています。
企業側と候補者側どちらにとってもメリットのあるリファレンスチェックですが、候補者が初めてリファレンスチェックを受ける場合や、企業側に知られたくない経歴がある場合は、第三者を介して自分の経歴を確認されることに不安を感じてしまうケースも考慮しなければいけません。
リファレンスチェックに対する不安から、候補者本人やその友人などが推薦者になりすまして、リファレンスチェックを通過しようとする場合があります。
リファレンスチェックでなりすましが行われると正しい評価ができず、本来の目的である採用ミスマッチの防止やコンプライアンスリスクの回避もできなくなってしまいます。
リファレンスチェックのなりすましが起きる原因を把握し、リファレンスチェックのなりすましを防止する方法を考えていきましょう。
目次
リファレンスチェックのなりすましが考えられるケース
リファレンスチェックでなりすましが考えられるケースにはどのようなものがあるのでしょうか。
リファレンスチェックのなりすましの例を見ていきましょう。
書面回答で候補者本人が推薦者になりすます
リファレンスチェックでは、メールやオンラインサービスなどを利用し、推薦者に書面での回答を求める方法がよく用いられています。
推薦者にとって都合の良い時間に回答できるため、推薦者の負担が少ないなどのメリットがありますが、「書面での回答なら声や顔が企業側に知られることはないだろう」と考え、候補者本人が推薦者になりすまして回答しようとする場合があります。
通話回答で友人や代行業者が推薦者になりすます
電話やWeb会議システムなどを利用して通話での回答を求める場合、面談で声を知られている候補者本人が推薦者になりすますことは難しくなります。その際、友人やリファレンスチェックの回答を代行する業者などを用意する場合があります。
推薦者は本来、候補者の仕事ぶりをよく知る現職や前職の上司・同僚・部下でなければならないため、友人や業者がなりすまして候補者にとって都合の良い情報ばかり回答すると、企業は候補者の本当の適性や経歴を知ることができなくなってしまいます。
リファレンスチェックでなりすましが起きてしまう原因
リファレンスチェックでのなりすましを防ぐためには、なりすましが起きる原因を理解しておく必要があります。
リファレンスチェックでなりすましが起きてしまう原因を見ていきましょう。
推薦者としてお願いできる相手がいない
候補者がリファレンスチェックのなりすましを考える原因として最も多いのは、推薦者をお願いできる相手がいないことです。
推薦者をお願いできる相手がいない理由には、現職の上司や部下との関係がよくない、現職の関係者に転職活動を行っていることを知られたくないなど、さまざまなものが考えられます。
また、リファレンスチェックでは「複数人の推薦者から回答してほしい」と依頼されることも多いです。リファレンスチェックの回答を頼める相手が指定された人数よりも少ない場合、なりすましが起きてしまうこともあるでしょう。
リファレンスチェックを辞退することで、不採用になることを避けたい
推薦者をお願いできる相手がいない場合に、「正直に理由を話してリファレンスチェックを辞退すると、不採用となってしまうのではないか」と考える候補者もいます。
選考に落ちることを回避しようとして、なりすましを行ってしまうケースもあるでしょう。
企業側に事情を打ち明けにくい空気がある
推薦者をお願いできる相手がいない場合や、指定された人数に足りない場合、本来であれば企業側に相談し、条件の緩和や別の方法での対応を求めることが望ましいでしょう。
しかし、それまでの選考過程や、リファレンスチェック実施の説明の際に、候補者が「事情を打ち明けにくい空気だ」と感じてしまうと、相談しても応じてもらえないだろうから…と、なりすましという方法を選んでしまう場合があります。
バレたくない経歴がある
企業側にバレたくない経歴がある場合、候補者は自分の評価が下がることを恐れて、なりすましを考える可能性があります。
具体的には、休職歴や過去の職場トラブルを隠している場合、勤務態度や適性に問題がある場合、書類や面接で伝えた経歴に詐称がある場合などがあげられます。
候補者がなりすましを考える背景にはこれらの原因があるため、企業はそれぞれの原因に対して有効な対策を考える必要があります。
リファレンスチェックのなりすましを防ぐ方法
リファレンスチェックのなりすましを事前に防ぐには、企業側が候補者への配慮をみせることが大切です。
リファレンスチェックのなりすましを防ぐためのポイントを見ていきましょう。
実施前に十分なコミュニケーションを取る
リファレンスチェックの実施について同意を得る際は、その目的や方法について丁寧に説明する必要があります。
例えば、以下のような内容を伝えておくと良いでしょう。
リファレンスチェックの目的は、推薦者の回答内容を通じて候補者の強みや経験を知ることであり、ネガティブな側面を洗い出すために行うわけではないこと
候補者にとっても、以下のようなメリットがあること
・推薦者の評価を通じて、自己PRができる
・適材適所の配置が期待でき、入社後により自分に合った働き方ができる
やむをえない事情がある場合は、リファレンスチェックを拒否する権利があること
リファレンスチェックについて十分に理解できていないと、候補者が「自分にとってデメリットしかない」と感じてしまう場合もあるため、候補者側にもメリットがあることをしっかり伝えましょう。
また、候補者の懸念を事前に解消できるよう、リファレンスチェックについて不安や疑問に感じる点をヒアリングすることも大切です。
関連記事：リファレンスチェックは勝手に実施できる？企業が考えるべきリスクや注意点を紹介
事情がある場合は柔軟に対応する
リファレンスチェックについて不安な点をヒアリングした際に、候補者が何らかの事情があることを打ち明けた場合、企業には柔軟な対応が求められます。
現職・前職の上司や同僚を推薦者にできない場合や、人数が足りない場合は前々職まで範囲を広げる、範囲を広げても推薦者を立てられない場合はリファレンスチェック以外の方法で適性を判断するなど、さまざまな対応が考えられます。
どのような場合にどのような対応を行うのか、ある程度のパターンを自社内で事前に決めておくと良いでしょう。
推薦者の本人確認を行うことを伝える
企業側の対応に関わらず、自分の評価を保つためになりすましを考える候補者に対しては、なりすましの対策として、推薦者の本人確認を行っていることを事前に伝えることが重要です。
推薦者に対して、「本人確認書類の提出を求める」「電話などによる在職確認を行う」といった本人確認を実施していることを、リファレンスチェックの説明の際にしっかり伝えておきましょう。
リファレンスチェックのなりすましを見抜く方法
リファレンスチェックのなりすましを防ぐための対策を事前にとっていても、候補者がなりすましを行ってしまう可能性はあります。
なりすましを見抜くには、推薦者の本人確認を徹底することが重要です。
リファレンスチェックにおける本人確認の方法について見ていきましょう。
名刺や社員証など本人確認書類の提出を求める
推薦者の職場に電話をかけて在籍確認をする
メールアドレスに企業の独自ドメインが含まれているか確認する
名前や所属などの基本情報を聞き、整合性を確認する
候補者との関りや経歴を細かく聞いて矛盾がないか確認する
上記の方法を実行すれば、推薦者が実在する人物かどうか、本当に候補者と一緒に働いた経験があるかを確認することができるでしょう。
採用担当者の負担や法律遵守の面から、これらをすべて自社で行うことに不安がある場合は、リファレンスチェックを専門に行っているサービスを利用するという方法もあります。
関連記事：リファレンスチェックで嘘は見抜ける？経歴詐称やなりすましの対処法を徹底解説
なりすましを防ぐリファレンスチェックならback check
リファレンスチェックにおけるなりすましを防ぐには、候補者と事前に十分なコミュニケーションをとり、事情がある場合は柔軟に対応すること、そして推薦者の本人確認を徹底することが重要です。
本人確認のためのさまざまな方法を自社で行うことに、個人情報の取り扱いや法律遵守の面から不安を感じる場合は、リファレンスチェックサービスの利用を検討するのも良いでしょう。
リファレンスチェックサービス「back check（バックチェック）」では、推薦者の本人確認書類の提出も含めて、すべてがオンラインサービス上で完結します。関連する法律に準拠して設計されたサービスであり、採用担当者が本人確認の方法について悩んだり、時間を割いたりする必要がありません。
また、推薦者には選考企業名が開示されない設計となっているため、候補者のリファレンスチェックへの抵抗感を減らし、なりすましを防ぐことにもつながります。
なりすましを防ぎ、リファレンスチェックを正しい採用判断に役立てるためにも、ぜひback checkをご検討ください。
back check magazine 編集部
リファレンスチェック/コンプライアンスチェックサービス「back check」が手がけるコラム「back check magazine」の編集部です。採用担当のみなさまに向けて、役に立つ情報を発信していきます。
