リファレンスチェックで転職がバレる？転職バレの原因と対策を徹底解説 

目次

リファレンスチェックとは？目的と実施方法の基本

リファレンスチェックで転職がバレる不安について理解するためには、まずリファレンスチェックの基本を押さえることが重要です。

こちらでリファレンスチェックの定義と実施目的、一般的な流れについて解説します。

リファレンスチェックの定義と実施目的

リファレンスチェックとは、企業が採用活動の際に、候補者の過去の職務経験や人柄などについて、候補者のことをよく知る第三者に対して実施する調査です。英語では「Reference Check」と呼ばれ、身元照会という意味になります。

候補者の前職での実績や勤務状況に偽りがないかを確認したり、書類選考や面接だけではわからない情報を取得したりすることを目的としています。

■リファレンスチェックで確認する主な情報

• 勤務条件(在籍期間、所属部署、業務内容など)

• 仕事をする上での能力やスキル

• 申告していた内容の正確性

• 人となりや協働姿勢、コミュニケーション能力

• 実際の業務での成果や実績

これらの情報を第三者から客観的に取得することで、採用後のミスマッチを防ぎ、より適切な採用判断を行うことが可能になります。

ただし、照会には必ず候補者の同意が必要であり、候補者は拒否する権利を持つことも理解しておきましょう。

関連記事：【完全版】リファレンスチェックとは？質問例やメリット、法的注意点を10万人以上のデータを持つback checkが解説

一般的な実施の流れとタイミング

リファレンスチェックは通常、最終面接前や内定前の段階で実施されることが多く、採用プロセスの重要な判断材料として活用されています。

■リファレンスチェックの一般的な流れ

候補者の同意なく第三者照会を行うことは、プライバシー侵害となり違法性が高いため必ず同意が必要です。

調査は主に電話で行うケースが多いですが、近年ではオンライン完結型のリファレンスチェックサービスも増えており、候補者と推薦者双方の負担を軽減しながら効率的に実施できるようになっています。

リファレンスチェックで転職が現職にバレる？候補者が抱く3つの不安

リファレンスチェックの実施にあたり、候補者が抱える主な不安について理解することは、適切な対応を行う上で欠かせません。

ここでは、候補者が感じる代表的な3つの懸念事項について詳しく解説します。

現職に転職活動を知られたくない

候補者がリファレンスチェックに対して最も強く抱く不安は、「現職の会社に転職活動が知られてしまうのではないか」という懸念です。在職中の転職活動は、多くの候補者にとって極めてデリケートな問題となります。

現職の上司や同僚に転職活動が知られると、職場での立場が悪化したり、人間関係に支障をきたしたりする可能性があるためです。

■現職バレを強く懸念する候補者の状況

• 現在も在職中で、円満に退職したいと考えている方

• 職場の人間関係が良好で、退職までスムーズに業務を引き継ぎたい方

• 業界が狭く、転職活動が噂として広まりやすい環境にいる方

• 転職活動が長期化しており、万が一失敗した場合も現職に残る可能性がある方

リファレンスチェックというと「現職に問い合わせがいくのでは？」と不安に感じる方が多くいます。実態として、候補者の同意なく現職に連絡がいくことは通常ありません。企業側も候補者が水面下で転職活動している事情は理解しており、本人の事前同意なしに勝手に現職へ問い合わせるような行為はまず行いません。

推薦者を誰に依頼すべきか分からない

リファレンスチェックでは、候補者自身が推薦者を選定することが一般的ですが、「誰に依頼すればよいのか分からない」という悩みを抱える候補者も多く存在します。

推薦者の選定が難しい理由としては、現職の上司や同僚に依頼すると転職活動がバレるリスクがある、前職を円満退職していない場合は適切な推薦者を見つけることが困難、転職回数が多い候補者はどの職場の推薦者を選ぶべきか判断に迷うなどの事情があります。

しかし多くの企業では、推薦者の範囲を必ずしも直近の上司に限定していません。前職・前々職の上司、当時の同僚・部下、取引先、プロジェクトで一緒だった外部パートナーなど、比較的広い範囲で推薦者を認めてくれる傾向があります。

関連記事：リファレンスチェックは誰に頼むべき？候補者が注意すべき点を解説！

リファレンスチェックを拒否したら不採用になるか不安

候補者の中には「リファレンスチェックを拒否したら不採用になるのではないか」という不安を抱く方もいます。結論から言えば、候補者にはリファレンスチェックを拒否する権利があり、企業は候補者が拒否したことだけを理由に不採用とするのは適切ではありません。

特に既に内定を出している段階で候補者が「リファレンス提供は難しい」と断った場合、そのことを理由に内定を取り消すことは法律上で原則認められません。ただし現実問題として、選考途中に候補者から拒否された場合、そのまま選考を進めるかどうかは企業の判断となります。

リファレンスチェックを拒否する背景にはやむを得ない事情がある場合も考えられるため、理由を候補者に丁寧にヒアリングした上で対応策を検討することが重要です。

関連記事：リファレンスチェックは拒否できる？断られる理由と企業側の対策を解説

リファレンスチェックで転職がバレる原因とは？3パターンを解説

適切に配慮すればリファレンスチェックで現職に転職活動がバレるリスクは低いです。しかし一方で、やり方を誤ると情報が漏れてしまうケースもあり得ます。

ここでは「万が一現職バレしてしまう」主な原因を3つのパターンに分けて解説します。

①候補者が現職の上司や同僚を推薦者に選んだ場合

最も直接的に転職がバレる原因となるのが、候補者自身が現職の上司や同僚を推薦者として選定してしまうケースです。現職の上司や同僚にリファレンスを依頼すれば、その人には転職活動の事実が伝わります。

このパターンが発生する背景には、以下のような要因があります。

■現職の推薦者を選んでしまう主な原因

• 企業側が推薦者の条件を厳格に設定しすぎている

• 候補者が「拒否すると選考に不利になる」と考え、リスクを承知で現職の推薦者を提示する

• 候補者自身がリファレンスチェックの仕組みを十分に理解していない

この問題を防ぐためには、企業側が柔軟な推薦者の条件設定を行い、候補者の状況に応じて前職や前々職の推薦者でも可とすることが重要です。

もし候補者が現職の上司を推薦者として選ぶ場合は、前もって現職に転職活動が知られても問題がないのかを確認すると親切でしょう。

②推薦者が社内や業界内に情報を漏らしてしまう場合

候補者が前職の推薦者を選んだ場合でも、推薦者が現職の関係者に情報を漏らしてしまうことで転職活動がバレるケースがあります。特に業界が狭い場合や、前職と現職が同じ業界内で関係性がある場合、推薦者が悪意なく「〇〇さんが転職活動をしているらしい」と話してしまう可能性があります。

稀ではありますが、過去に確執のあった上司が嫌がらせ目的で事実と異なる悪評を流すケースも想定されます。

■情報漏洩リスクを軽減する対策

• 推薦者選定の段階で「信頼できる人物か」「現職に話が漏れる恐れはないか」を候補者と一緒に十分検討する

• 推薦者に連絡する際、情報の機密性を明確に伝える

• 推薦者に守秘義務の重要性を説明し、同意を得る

• オンライン完結型のリファレンスチェックを活用し、記録を残す

企業側としては、推薦者への連絡時に「候補者の現在の職場には知られたくない情報である」ことを明確に伝え、「いただいたご回答は採用選考以外の目的では使用いたしません」と機密保持も約束することが大切です。

③企業側の不適切な照会や連絡ミス

企業側の対応ミスによって、候補者の転職活動が現職にバレてしまうケースも存在します。

具体的には、候補者が指定していない連絡先(現職の会社の代表番号など)に誤って連絡してしまうミス、推薦者への連絡メールを誤って候補者の現職のメールアドレスに送信してしまうケース、候補者の同意を得ずにリファレンスチェックを実施してしまうケースなどがあります。

日本の個人情報保護法では本人の同意なく第三者から個人データを取得することは厳しく制限されており、候補者が「現職への照会はNG」と明言しているにもかかわらず強行すれば違法性を問われかねません。

こうしたミスを防ぐためには、リファレンスチェックの実施手順を標準化し、複数人でのダブルチェック体制を構築することが重要です。また、企業側としては候補者から提供された個人の連絡先以外には連絡しないのが鉄則です。

リファレンスチェックで転職がバレるとどうなる？候補者と企業が被る影響

リファレンスチェックによって転職活動が現職にバレた場合、候補者と企業の双方に深刻な影響が及ぶ可能性があります。ここでは、それぞれが受ける具体的な影響について解説します。

候補者側への影響｜職場での立場悪化と精神的ストレス

転職活動が現職にバレた場合、候補者は職場で様々な不利益を被る可能性があります。最も深刻な影響は、職場での人間関係の悪化です。

■転職バレによる候補者への主な影響

「どうせ辞める人」と見なされ昇進・昇給の対象から外されたり、将来を期待しての投資をしてもらえなくなる可能性もあります。

また、仕事へのモチベーション低下やパフォーマンスの悪化にもつながり、最悪の場合は心身の健康を害する可能性もあるでしょう。

企業側への影響｜選考辞退・信用失墜・法的リスク

リファレンスチェックで候補者の転職活動がバレてしまうと、企業側にも様々な悪影響が生じます。

まず直接的な影響として、候補者が選考を辞退してしまう可能性が高まります。リファレンスチェックの提案をした途端、「現職に知られるくらいなら辞退します」と即座に選考プロセスから去ってしまうケースも実際にあります。

さらに深刻な影響として、企業の評判やブランドイメージの低下が挙げられます。候補者がSNSや口コミサイトに不適切な対応について投稿すれば、企業の採用ブランドが傷つきます。

また、候補者の同意を適切に取得せずにリファレンスチェックを実施した場合、法的リスクも発生します。万一トラブルから訴訟に発展すれば、企業のコンプライアンス違反として世間に知れ渡り、社会的信用の失墜は避けられません。

リファレンスチェックによる選考辞退を防ぐ4つのポイント

リファレンスチェックの実施によって優秀な候補者が選考を辞退してしまうことを防ぐためには、候補者の不安に配慮した適切な対応が不可欠です。ここでは、選考辞退を防ぐための具体的なポイントを4つ紹介します。

ポイント①候補者への丁寧な説明

リファレンスチェックによる選考辞退を防ぐ最も基本的かつ重要なポイントは、候補者に対して丁寧で分かりやすい説明を行うことです。

できるだけ早い段階で「当社では最終選考に際しリファレンスチェックを行う可能性があります」と候補者にアナウンスし、心の準備を促します。

■候補者に説明すべき内容

• リファレンスチェックの目的と背景

• 具体的な実施方法とタイムライン

• どのような情報を収集するのか

• 推薦者に連絡する際の方法と内容

• 取得した情報の管理方法と使用範囲

特に重要なのは、「現職にバレないよう最大限配慮する」という企業側の姿勢を明確に伝えることです。在職中の候補者には、「現職には一切連絡しませんのでご安心ください」と明言することをおすすめします。

また、説明は一方的に行うのではなく、候補者からの質問や懸念を丁寧にヒアリングし、双方向のコミュニケーションを取ることが大切です。

ポイント②現職への照会を強制しない

候補者の状況に応じて、推薦者の条件を柔軟に設定することも重要なポイントです。

在職中の候補者に対して現職の推薦者を必須とすることは、転職バレのリスクを高め、選考辞退の大きな要因となります。

■推薦者条件の柔軟な設定例

• 前職または前々職の上司・同僚でも可とする

• 直属の上司でなくても、一緒に働いた経験のある方でも可とする

• 推薦者の人数を2名から1名に減らす

• リファレンスチェックの代わりに、より長い試用期間を設ける

候補者が「現職には頼めません」と明確に意思表示している場合は、企業側もそれを尊重する姿勢を示すべきです。

優秀な候補者ほど、現在の職場でも重要な役割を担っており、転職活動を秘密にしたいというニーズが強い傾向があります。こうした候補者を逃さないためにも、個別の状況に応じた対応が必要です。

ポイント③推薦者への連絡方法を共有する

推薦者への具体的な連絡方法やタイミングを事前に候補者と共有することで、候補者の不安を大きく軽減できます。

候補者が最も不安に感じるのは「いつ、どのような形で、どんな内容の連絡が推薦者に行くのか」が分からないという状況です。

以下の情報を明確に伝えることが重要です。

■候補者と共有すべき情報

• 推薦者への連絡タイミング

• 連絡手段(電話、メール、オンラインフォームなど)

• 推薦者に質問する内容の概要

• 推薦者への連絡時に守秘義務について説明する旨

例えば「元上司の○○様には、当社人事の□□からメールでご連絡します。件名に△△様(あなた)から紹介いただいていることを明記し、回答内容は採用選考以外に利用しない旨も約束します」といった具合です。

このように、プロセスの透明性を高めることが、候補者との信頼関係構築と選考辞退の防止に大きく寄与します。

ポイント④取得情報を厳重に管理する

リファレンスチェックで取得した情報の管理方法について、候補者に明確に説明することも重要なポイントです。候補者は「自分の情報がどのように扱われるのか」について強い関心を持っています。

■情報管理について説明すべき内容

• 採用判断および入社後のサポートの目的以外には使用しない

• 取得した情報にアクセスできる人を限定している

• 選考終了後は適切に廃棄または管理する

• 個人情報保護法に準拠した管理体制がある

また、リファレンスチェックの結果について、どの範囲まで候補者本人に開示するのかも事前に説明しておくと良いでしょう。

情報管理の徹底は、候補者の不安解消だけでなく、企業としてのコンプライアンス遵守やリスク管理の観点からも極めて重要です。

推薦者選びに困っている候補者への対応方法

候補者の中には、適切な推薦者を見つけることに苦労している方も少なくありません。ここでは、そうした候補者をサポートするための具体的な対応方法を解説します。

推薦者の条件を柔軟に設定する

推薦者選びに困っている候補者を支援するためには、まず企業側が推薦者の条件を柔軟に設定することが重要です。

一般的に、リファレンスチェックでは「直近の上司2名」といった条件が設定されることが多いですが、この条件が候補者にとって大きな障壁となる場合があります。

■柔軟な推薦者条件の設定例

重要なのは推薦者の肩書きではなく、候補者の仕事ぶりを客観的に評価できる人物であるかどうかという点です。

このように選択肢を広げてあげることで、「頼める人がいない…」と行き詰まっていた候補者も代替案を見出しやすくなります。

関連記事：リファレンスチェックで頼める人がいない候補者への対処法｜企業が取るべき6つの対応策と見極めポイント

推薦者への依頼方法をアドバイスする

候補者が推薦者を見つけられた後も、「どのように依頼すればよいか分からない」という悩みを抱えているケースがあります。

企業側から適切なアドバイスを提供することで、候補者の負担を軽減し、スムーズにリファレンスチェックを進めることができるでしょう。

■推薦者への依頼方法のアドバイス

• 依頼時期: なるべく早めに連絡し、相手の都合に余裕を持ってもらう

• 伝える内容: 転職選考でリファレンスチェックが行われる旨と、どのような項目について聞かれそうかを簡単に伝える

• 確認事項: 協力をお願いできるか相手の意向を確認し、OKであれば連絡先を教えてもらう

• お礼とフォロー: 快諾いただいた場合は丁重にお礼を伝え、調査後にも改めてお礼の連絡をする

必要に応じて企業側で用意した依頼メールのひな型などを候補者に提供するのも効果的です。候補者がどのように依頼すればよいか具体的にイメージでき、スムーズに依頼を進められるようになります。

リファレンスチェック以外の選考方法を検討する

どうしても適切な推薦者が見つからない候補者に対しては、リファレンスチェック以外の選考方法を検討することも一つの選択肢です。

候補者の能力や適性を見極めるためには、他にも様々なアプローチが存在します。

■リファレンスチェックの代替となる選考方法

• ワークサンプルテスト:実際の業務に近い課題を通じて能力を評価する

• 複数回の面接:より深い面接を重ねることで人物像を把握する

• 適性検査・性格診断:科学的な手法で候補者の特性を分析する

• ポートフォリオ審査:過去の成果物や実績を詳細に確認する

特にワークサンプルテストは、実務能力を直接評価できる有効な手法です。リファレンスチェックにこだわるあまり優秀な候補者を逃してしまわないよう、柔軟な選考設計も検討することをおすすめします。

リファレンスチェック実施時の注意点

リファレンスチェックを適切に実施し、候補者とのトラブルを防ぐためには、いくつかの重要な注意点があります。

ここでは、実務上押さえておくべきポイントを詳しく解説します。

同意取得は書面または電子フォームで確実に行う

リファレンスチェックを実施する際、最も重要なのは候補者から適切な同意を取得することです。

口頭での同意だけでは、後々「同意していない」とトラブルになる可能性があります。必ず書面または電子フォームを用いて、明確な記録を残すことが重要です。

■同意書に記載すべき内容

• リファレンスチェックの目的

• 取得する情報の内容

• 推薦者に質問する事項の概要

• 情報の使用目的と範囲

• 情報管理の方法

• 候補者の権利(同意撤回の可能性など)

• 個人情報の取り扱いに関する方針

同意書は候補者が内容を十分に理解した上で署名できるよう、分かりやすい言葉で記載することが大切です。

加えて、候補者からの質問には丁寧に答え、疑問点を解消した上で同意を得ることにも注力しましょう。

照会先情報を厳重に管理する

候補者から提供された推薦者の連絡先情報は、極めて機密性の高い個人情報です。

この情報の管理を怠ると、「現職バレ」のリスクが高まるだけでなく、個人情報保護法違反にもつながる可能性があります。

照会先情報を適切に管理するためには、以下のような対策を講じる必要があります。

■照会先情報の管理方法

• 情報へのアクセス権限を厳格に制限する

• 情報の閲覧にロックやパスワードを設定する

• 推薦者への連絡時には必ず候補者が指定した連絡先のみを使用する

• メールアドレスや電話番号の入力ミスがないよう複数人でダブルチェックを行う

選考終了後の情報の取り扱いについても、明確なルールを設けておくべきです。

一定期間経過後は確実に廃棄するか、採用に至った場合は人事ファイルの一部として適切に保管するかを事前に決めておきましょう。

推薦者からの評価を公平に解釈する

リファレンスチェックで得られた情報を採用判断に活用する際には、推薦者からの評価を公平かつ慎重に解釈することが重要です。

推薦者の評価は主観的な要素を含むため、そのまま鵜呑みにするのではなく、複数の視点から総合的に判断する必要があります。

■推薦者評価を解釈する際の注意点

• 複数の推薦者から情報を集め、一人の意見だけで判断しない

• 具体的なエピソードや事実に基づく評価を重視する

• 抽象的な表現や曖昧な評価は慎重に扱う

• 推薦者の立場や候補者との関係性を考慮して解釈する

• リファレンスチェックの結果を面接や他の選考結果と組み合わせて総合判断する

また、推薦者から得られた情報が候補者の申告内容と大きく異なる場合は、候補者に確認の機会を与えることも検討すべきです。

一方的に不採用とするのではなく、候補者の言い分も聞いた上で公平に判断することが、適切な採用プロセスと言えるでしょう。

リファレンスチェック代行サービスを活用する

リファレンスチェックを適切かつ効率的に実施するためには、専門の代行サービスを活用することも有効な選択肢です。

自社でリファレンスチェックを実施する場合、担当者の負担が大きく、これまで述べたような様々なリスクも伴います。

■リファレンスチェック代行サービス活用の主なメリット

• プロフェッショナルな対応: 候補者や推薦者に不快感を与えるリスクが低減され、プライバシーに最大限配慮した実施方法が確立されている

• コンプライアンス対応: 標準化されたプロセスにより、情報管理や同意取得などの法令面でのリスクが軽減される

• 業務効率化: 採用担当者がコア業務に集中できるようになり、採用活動全体の効率が向上する

代行サービスを選ぶ際には、そのサービスが適切な許認可を取得しているか、個人情報保護の体制が整っているか、などを必ず確認するようにしましょう。

リファレンスチェックで採用の質を高めるならback check

リファレンスチェックは採用ミスマッチを防ぐ有効な手法ですが、候補者の「現職に転職がバレるのではないか」という不安に適切に配慮しなければ、優秀な人材を逃してしまうリスクがあります。

候補者への丁寧な説明、柔軟な推薦者条件の設定、情報管理の徹底など、候補者の立場に立った対応を行うことで、選考辞退を防ぎながら採用の質を高めることが可能です。リファレンスチェック自体は採用の質を高める有効な手段ですが、候補者のプライバシーと心情に十分配慮しなければ、かえって採用活動に悪影響を及ぼしかねません。

back check株式会社では、オンライン完結型のリファレンスチェック・コンプライアンスチェックサービス「back check(バックチェック)」を提供しています。

back checkでは、候補者と過去一緒に働いたことがある元上司や同僚から評価を得ることで、入社後に顕在化する働きぶりやカルチャーマッチといった言語化しにくい情報を確認するリファレンスチェックと、公的公開情報・Web情報・個別調査によって候補者の申告内容に虚偽がないか、コンプライアンスリスクがないかなどを確認するコンプライアンスチェックを同時に実施できます。

back checkでは、候補者のプライバシーに最大限配慮した仕組みが整っており、推薦者への連絡時には守秘義務について明確に説明するプロセスが標準化されています。また、オンライン完結型のため、候補者と推薦者双方の負担を軽減しながら、効率的にリファレンスチェックを実施することが可能です。

候補者の不安に配慮しながら、採用の質を高めたいとお考えの企業のご担当者様は、ぜひback checkの導入をご検討ください。