リファレンスレターとは？選考でのリファレンスレターの内容とメリット
採用市場では、候補者の能力や実績を証明するためにリファレンスレターが利用される場合があります。
では、リファレンスレターとは具体的にどのようなもので、選考プロセスに取り入れるメリットはどういった点があるのでしょうか。
また、候補者にリファレンスレターの提出を依頼する際には、どのような点に注意すべきなのでしょうか。
本記事では、リファレンスレターとは何かをはじめ、リファレンスレターに関するさまざまな疑問や、リファレンスレターの効果的な活用方法について解説します。
目次
選考におけるリファレンスレターとは？
選考におけるリファレンスレターは、候補者の過去の職務経験、スキル、実績、性格などを推薦するために、以前の上司や同僚、知人が書く推薦文のことです。
リファレンスレターは、転職希望者が選考を受けている企業に提出することで、候補者の職業的能力や人物像を第三者の視点から裏付けるものと考えられ、採用判断の材料のひとつとなります。
候補者にリファレンスレターを依頼する目的とメリット
候補者にリファレンスレターの提出を依頼することは、企業が候補者をより深く理解し、採用判断の材料となる情報を得るための手段といえます。
リファレンスレターによって採用プロセスの透明性と公平性が向上し、採用企業だけでなく、候補者側にも有益な結果をもたらすことが期待されます。
候補者にリファレンスレターを依頼する目的とメリットを確認していきましょう。
信頼性を向上させるため
リファレンスレターにより、候補者が提出した履歴書や職務経歴書に記載された情報の信頼性が裏付けられます。
第三者からの肯定的な評価は、候補者の能力や成果の客観的な証明となります。リファレンスレターによって、候補者の経歴や成果、面接で語られたエピソードなどの信頼性の向上が期待できるでしょう。
具体的な実績を証明するため
候補者の具体的な実績や貢献に焦点を当てることで、候補者の職務遂行能力を明らかにします。
リファレンスレターでは、特定のプロジェクトや成果に関する詳細な事例が提供されることが多く、「自社で候補者のスキルや経験をどのように活かしてもらえるか？」を具体的に理解することができます。
成果を具体的に把握できるだけでなく、選考書類や面接の内容に偽りがないかなどの確認にも役立てることができるでしょう。
企業文化への適合性や人間性の評価に役立てられるため
候補者が企業文化やチーム環境にうまく溶け込むことができるかどうかは、採用判断をするうえで重要なポイントです。
リファレンスレターでは能力や実績だけでなく、候補者の職業倫理、人間性、チームでの振る舞いなど、スキル以外の面についても情報を得られるケースがあります。
候補者の人柄や周りからの評判を知りたい場合に、リファレンスレターが役に立つかもしれません。
面接の場では分からない人間性やエピソードを知ることで、候補者が自社の文化や倫理規範に適合するかどうかを判断するための重要な情報が得られます。
採用リスクの軽減が期待できるため
第三者からの推薦を通じて候補者の能力や人柄に関する情報を得ることで、採用ミスマッチのリスクを軽減できます。
企業の要求や期待と候補者のスキル、経験、価値観などが合わない致しないことをミスマッチと呼びますが、ミスマッチが生じることで早期離職が起きてしまうだけでなく、採用コストなどの労力がかかることになります。
リファレンスレターによって候補者の成果や人柄を知ることで、ミスマッチが起きる可能性を軽減させることができます。
リファレンスレターの主な内容
リファレンスレターは、候補者の職業的な資質を第三者の視点から評価し、転職先の企業に対してその人物を推薦するための強力なツールとなります。
リファレンスレターを依頼する際には、候補者の能力や人物像といった情報を詳しく得るためにも、「どのような内容を記載してほしいか」を伝えると良いでしょう。
候補者に依頼するリファレンスレターの主な内容を確認していきましょう。
推薦者の情報
まず必要となるのは、推薦者の情報です。
推薦者の現在の職位や役職、連絡先などを記載してもらいましょう。
自社の企業情報
次に、リファレンスレターの受け取り先である自社の情報を記載してもらいます。
候補者との関係性
続いて、候補者との関係性を記入してもらいます。
例えば、以下のような情報があると良いでしょう。
推薦者が候補者とどのような関係にあったか（例えば直属の上司、同僚など）
その関係がいつから続いているか
推薦者と候補者が共に働いた期間
推薦理由
推薦理由は、リファレンスレターの核心となる部分です。
候補者の職業的な強み、特技、主要な実績や貢献が具体的な例と共に説明されていると、企業側としても採用判断がしやすくなるでしょう。
候補者の能力面だけではなく、人間性、チームでの振る舞いや協調性についても記載されていると尚良いです。
署名
最後に、リファレンスレターは日付と推薦者の署名で締めくくられます。
この署名は、手書きまたは電子署名のいずれかで、推薦者自身によるものである必要があります。署名によって、リファレンスレターの正式性と信憑性が保証されます。
リファレンスレターを依頼する際に注意しておきたいポイント
候補者にリファレンスレターの提出を依頼する際には、いくつかの重要なポイントに注意する必要があります。
注意すべきポイントを適切に考慮することで、推薦者にとっても、候補者にとってもスムーズなプロセスとなります。
リファレンスレターを依頼する理由や目的を説明する
リファレンスレターを依頼する際には、まずその理由や目的を明確に説明することが重要です。
リファレンスレターを依頼する背景や、リファレンスレターが果たす役割について具体的に伝えるようにしましょう。
候補者が適切に理解できていなければ、推薦者もどのような情報が求められているのか、その情報がどのように使用されるのかを理解することは難しく、適切な情報を得られないかもしれないからです。
プライバシーへの配慮
リファレンスレターには、個人の職業経歴や能力に関する詳細な情報が含まれることが多いため、プライバシーへの配慮が必須です。
候補者や推薦者の個人情報を取り扱う際には、適切な機密保持とプライバシー保護の措置を講じることを明示し、双方の信頼を確保することが重要です。
推薦者の選択に対する理解
推薦者の選択は、候補者にとって非常に重要なプロセスです。
候補者側は、過去に直接協働した経験があり、候補者の能力や成果を具体的に語ることができる人物を選ぶ必要があります。
このプロセスに時間がかかることがあるため、候補者が適切な推薦者を選ぶためのサポートを提供することが望ましいです。
実施タイミングの配慮
リファレンスレターの提出には時間がかかることがあります。
推薦者が忙しい場合や、候補者が複数の推薦者からレターを集める場合には、特に時間を要することがあります。
また、推薦者に質の高いリファレンスレターを書いてもらうためには、十分な時間が必要です。
リファレンスレターを依頼する際には、無理のない提出期限を設定し、それを候補者に明確に伝えるようにしましょう。
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リファレンスレターよりも効率的に情報を取得できる、リファレンスチェック
「候補者についてよく知っている前職の同僚などから、仕事面・人物像についての情報を得たい」という場合、リファレンスチェックを使うことで、より効率的に必要な情報を得られるかもしれません。
「リファレンスチェック」とは、候補者と一緒に働いたことのある第三者から、候補者に関する情報をヒアリングすることを指します。「推薦理由」の部分が自由記述となるリファレンスレターと異なり、リファレンスチェックでは質問項目が定義されているため、より採用判断に必要な情報を、網羅的に取得することができます。
また、リファレンスチェックをシステム化している「リファレンスチェックサービス」を使えば、候補者や推薦者の工数や戸惑いも減らすことができます。WEBで完結できるため、採用担当者の工数も削減できるでしょう。
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back check株式会社が提供する「back check（バックチェック）」では、候補者と過去一緒に働いたことがある元上司や同僚から評価を得ることで、入社後に顕在化する働きぶりやカルチャーマッチといった言語化しにくい情報を確認するリファレンスチェックに加え、公的公開情報・Web情報・個別調査によって候補者の申告内容に虚偽がないか、コンプライアンスリスクがないかなどを確認するコンプライアンスチェックも実施が可能です。
リファレンスレターよりも網羅的・効率的に、採用判断に必要な情報を得られるツールとして、ぜひback checkの導入をご検討ください。
back check magazine 編集部
リファレンスチェック/コンプライアンスチェックサービス「back check」が手がけるコラム「back check magazine」の編集部です。採用担当のみなさまに向けて、役に立つ情報を発信していきます。
