リファレンスチェックで頼める人がいない候補者への対処法｜企業が取るべき6つの対応策と見極めポイント

目次

リファレンスチェックを頼める人がいない候補者とは？

リファレンスチェックの導入を検討する企業が増加する中で、候補者から「頼める人がいない」と申し出を受けるケースも珍しくありません。

まずはこのような状況が生まれる背景について理解を深めていきましょう。

リファレンスチェックとは？目的・やり方・質問例・リスク・費用を徹底解説 | back check(バックチェック)

リファレンスチェックとは？採用候補者の信頼性や適性を第三者に確認する手法を徹底解説。目的・実施方法・質問例・注意点から、費用相場や代行サービスまで詳しくご紹介します。ケース別の活用事例やよくある質問も掲載しています。

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リファレンスチェックの基本的な仕組み

リファレンスチェックとは、採用候補者と一緒に働いた現職または前職の上司・同僚など第三者から、その候補者の仕事ぶりや人物像に関する情報を収集する評価・検証プロセスです。

取得した情報により、書類選考や面接だけでは分からない能力・実績・人柄などを客観的に確認することができ、採用のミスマッチ防止や入社後の活躍支援に役立てることにも繋がります。実施時期は、最終面接の前後、内定の直前や内定後など、各企業の選考プロセスに合わせて設定されます。

具体的な進め方としては、まず候補者にリファレンスチェック実施の同意を得た上で、候補者から推薦者（リファレンス先）にも同意を取得してもらい、推薦者情報を頂戴した後、企業がメール・電話・Webアンケート等で推薦者に連絡を取ります。

関連記事：リファレンスチェックは内定前・内定後どちらで実施すべき？タイミング別メリットや法的リスクを徹底解説

候補者が推薦者を用意できないケースの実態

候補者によっては「リファレンスチェックを頼める人がいない」と申し出てくる場合があります。人事担当者にとっては頭を悩ませる状況ですが、その背景にはさまざまな理由が存在します。

例えば「現職に転職活動を知られたくない」「前職で関係が悪化しており頼める人がいない」「前職でハラスメントに遭ったため当時の上司・同僚とは連絡を取りたくない」など、候補者側にもやむを得ない事情があることが少なくありません。

優秀な人材であってもこのような理由で推薦者を用意できないケースはあり得るため、企業側はまずその理由を丁寧に聞き取ることが重要です。

理由に妥当性があると判断できる場合は、無理にリファレンスチェックを強要しない対応も検討します。このように候補者の事情に寄り添い柔軟に対応しつつ、信頼関係を保ちつつ客観的な情報収集の方法を模索することが大切です。

候補者がリファレンスチェックを頼める人がいない5つの理由

候補者が推薦者を用意できない理由を正確に理解することは、適切な対処法を検討するうえで欠かせません。ここでは、主要な5つの理由について詳しく解説します。

①転職活動を現職に隠している

在職中の候補者に最も多い理由がこれです。

現在勤めている会社に内緒で転職活動を進めており、現職の上司や同僚には絶対に知られたくないため、推薦者を頼めないというパターンです。

現職に転職活動が発覚すれば職場に居づらくなったり不利益を被るリスクがあるため、候補者としては現職関係者へのリファレンスチェックの依頼は避けたいのが本音でしょう。

企業側はこの事情を理解し、候補者が指名する現職以外の推薦者への照会を同意のもと検討するとともに、その他の評価方法も併用して検討する必要があります。

②円満退職でなかった

前職を円満退社していない場合も、候補者はリファレンスチェックに消極的になりがちです。

たとえば、前職で上司とトラブルがあって退職した、成績不振で厳しい評価のまま辞めたといったケースでは、前職の上司・同僚に良いことを言ってもらえない可能性があります。

こうした場合、企業側はその理由の妥当性を見極めつつ、必要なら前職以外のルートで情報収集するか、候補者の人となりを他の手段で評価せざるを得なくなります。

③前職でハラスメントを受けていた

候補者が前職でパワハラ・セクハラなどハラスメント被害に遭い、精神的苦痛から退職したケースも考えられます。

この場合、候補者にとって前職の上司や同僚はむしろ加害者側であり、連絡先を教えたり推薦を依頼すること自体が大きな負担になります。企業としても、このような事情がある候補者に無理にリファレンスチェックを求めるのは適切ではありません。

前職でハラスメント被害という理由が判明した場合、前職からの客観情報入手は諦め、他の方法で候補者の人柄・適性を判断する必要があります。

④前職の企業が倒産・解散している

候補者の直前の勤務先そのものが既に倒産・廃業している場合も、推薦者を確保できない理由となります。

会社自体が無くなっているため、人事担当者や上司に連絡を取りたくても連絡先が不明、在籍確認すら難しい状況です。

このようなケースでは候補者に落ち度はありませんが、当時の所属先経由でのリファレンス取得は原則として困難となります。また、ベンチャー企業などで在籍していたチームが解散して散り散りになっている場合も同様に困難が伴います。

企業側としては、倒産や解散といった事情を確認できたら、リファレンスチェック以外の情報収集手段（例えば職務経歴の詳細な確認や他の前職での実績資料など）で補完するようにしましょう。

⑤経歴に不安要素がある

候補者自身が学歴・職歴・実績について何らかの誇張や虚偽をしており、リファレンスチェックされるとその嘘が露見してしまうことを恐れて拒否している場合もあります。

たとえば「現職に問い合わせされるのは困る」などと言葉を濁して断る場合、実は経歴詐称をしている可能性も否定できません。リファレンスチェックは候補者の申告内容の裏付けを取る目的もあるため、虚偽がある候補者にとっては非常に都合が悪いプロセスなのです。

企業側としては、候補者が推薦者を用意できない理由が不明瞭で不自然な場合、経歴詐称リスクも考慮しなければなりません。ただし決めつけは禁物なので、まずは候補者から事情を詳しく聞き出すことを優先しましょう。

関連記事：リファレンスチェックは誰に頼むべき？候補者が注意すべき点を解説！

リファレンスチェックを頼める人がいない候補者への企業側の6つの対処法

候補者から推薦者不在の申し出があった場合でも、企業側は複数の対処法を検討できます。ここでは、実践的な6つのアプローチを詳しく解説します。

①前々職以前の関係者への依頼を検討する

現職や直近の前職の上司・同僚に依頼できない場合でも、さらに前の職場で一緒に働いていた人なら推薦者になり得るかもしれません。

現職、前職よりさらに前の関係者であれば利害関係も薄く、むしろ客観的な情報が得られる可能性もあります。特に転職回数が多い候補者の場合、直近の職場にこだわらず過去の職務経歴全体から推薦者を探すよう候補者に提案しましょう。

候補者と相談しながら、「〇〇社にいた頃の先輩は頼めませんか？」といった具体的な提案をしてみるとよいでしょう。

②取引先やクライアントへの確認を提案する

候補者が社内の上司・同僚には頼みにくい状況なら、社外の関係者に目を向ける方法もあります。

現職または前職で候補者が取引先担当者や顧客と深い関係を築いていた場合、そのクライアントに推薦者になってもらう選択肢です。

たとえば営業職やカスタマーサクセス職であれば、顧客企業の担当者やパートナー企業の同僚など、社外の第三者が候補者の仕事ぶりを証言できることがあります。社外の視点から見た評価は、社内とはまた違った角度で信頼性のある情報となり得ます。

ただし、この場合も候補者本人の同意・協力は不可欠です。いきなり企業側から取引先へ連絡を取るのではなく、まず候補者に「社外の方であなたの働きをよく知る方はいませんか？」と確認しましょう。

また、守秘義務の観点から情報量が限定的になる可能性もありますので、聞き取り内容は業務上支障ない範囲に留める配慮が必要です。

③段階的な情報収集を実施する

リファレンスチェックが難航する場合、一度に全てを解決しようとせず段階を踏んで情報を集める戦略も有効です。

段階的なアプローチの具体例は以下の通りです。

■段階的な情報収集の進め方 

①候補者から推薦者不在の理由をヒアリング
②現職以外の推薦者を探すよう提案
③一定期間の猶予を設けて推薦者確保を待つ
④それでも難しければ適性検査や追加面接による代替評価を実施
⑤場合に応じて在籍証明書や資格証明などの書類提出を求める 

このように段階を踏むことで、候補者との信頼関係を保ちながら必要な見極め材料を集めることができます。

また、リファレンスチェックの実施が難しい場合は「何を確認したかったのか」を再確認し、それらを別手段で補えるか検討することも重要です。

たとえば、勤怠状況の信頼性が知りたいなら前職の在籍証明書を提出してもらう、人柄を知りたいなら追加面接や適性検査で評価する、といったように適切な代替手法を検討しましょう。

④ツールを導入して候補者の負担を減らす

オンライン完結型のリファレンスチェックサービスやアンケートツールを活用し、候補者および推薦者の負担を軽減する方法も有効です。

候補者自身が直接前職上司に頭を下げて依頼電話をするとなると心理的ハードルが高いですが、専用ツールを使えば候補者は推薦者の連絡先を入力するだけで済みます。

オンライン完結型のリファレンスチェックツールの主な特徴は以下の通りです。

■特徴

• オンライン完結で24時間いつでも対応可能

• 推薦者への依頼から回答収集まで自動化

• 匿名性の担保で推薦者の心理的負担を軽減

• テンプレート化された質問で回答の標準化

• レポート機能で評価結果の可視化

これらの機能により、実際にアンケートツール経由ならメールより迅速に回答でき、推薦者が多忙でもスキマ時間で対応しやすいとされています。

⑤適性検査やアセスメントを強化する

リファレンスチェックの代替手段として、適性検査（アセスメント）を活用するのも一策です。性格検査や能力検査といった適性検査は、候補者の性格特性や知的能力、職務適性を客観的に評価できるツールです。

たとえば、SPIや玉手箱といった検査では、協調性・リーダーシップ・ストレス耐性など仕事上重要な性格傾向や、論理的思考力・数的処理能力などの基礎能力を測定できます。

加えて、業界や技能に関するテストを実施するのも有効でしょう。たとえばエンジニア職ならコーディングテスト、営業職なら提案書作成課題を課すなど、ペーパーテストや実技試験によって候補者のスキルレベルや適性を見極めます。

適性検査やスキルテストの結果は数値や客観データとして比較検討できるため、リファレンスチェックが実施できなくとも候補者評価の精度を高める助けとなるでしょう。

⑥面接の回数と内容を充実させる

リファレンスチェックによる第三者評価が得られない分、自社の面接プロセスを厚くすることでカバーする方法もあります。

具体的には、面接回数を増やしたり一回あたりの面接時間を延長して、より多角的・詳細に候補者を評価します。

特に有効なのが構造化面接と呼ばれる手法で、質問項目や評価基準をあらかじめ定め、全候補者に一貫した深掘り質問を投げかけるものです。

たとえば「前職で最も困難だったプロジェクトは？それをどう乗り越えましたか？」など過去の具体的な行動エピソードを引き出す質問を行い、回答に対してさらに突っ込んだ問いかけをしていくことで、その人のスキルや人柄を掘り下げていきます。

面接回数も、普段は2回のところを3～4回に増やし、現場社員や他部署マネージャーとも話してもらうなど複数の評価者によるパネル面接を実施すると良いでしょう。

リファレンスチェックに代わる5つの評価手法

リファレンスチェックが実施できない場合には、代替となる評価手法を組み合わせることで候補者の適性を見極めることが可能です。

ここでは、効果的な5つの評価手法について解説します。

構造化面接の実施

リファレンスチェックが行えない場合、面接自体を強化・工夫することで候補者を多面的に評価できます。その代表格が「構造化面接」と呼ばれる手法です。

構造化面接では、質問内容と評価基準をあらかじめ定め、全候補者に同じ順序・形式で質問を行います。これにより面接官ごとの主観ブレを抑え、公平かつ再現性の高い評価が可能になります。

■構造化面接の詳細イメージ

たとえば事前に職務上重要な評価項目（スキル、協調性、リーダーシップなど）を洗い出し、それぞれに対応する質問を用意してスコア化することで、候補者の適性を定量的に比較できます。

構造化面接は評価の一貫性を高めやすい手法です。妥当性は設計・運用に依存するため、リファレンスチェックなどと併用し、定義した評価項目に沿って総合判断することを推奨します。

ワークサンプルテストの活用

候補者の実務遂行能力を測るには、ワークサンプルテストも有効です。ワークサンプルテストとは、実際の業務に近い課題や演習を候補者に行わせ、そのパフォーマンスを評価する方法です。

Googleも採用プロセスに取り入れている手法で、机上の質問だけでは見えにくい「現場での実力」を見るのに適しています。

■職種別ワークサンプルテストの詳細イメージ

実務課題に取り組んでもらうことで、候補者のスキルレベルだけでなく、取り組み姿勢や問題解決プロセスも観察できます。

リファレンスチェックは過去の協働実績に基づく第三者からの具体例を、ワークサンプルテストは現在のパフォーマンスを同一条件で可視化するものとなります。性質の異なる情報を組み合わせて判断するとより効果が期待できます。

心理適性検査の導入

候補者の性格傾向や思考パターン、ストレス耐性などを評価する心理検査・適性検査も、有用な評価手法です。

適性検査では、協調性・チャレンジ精神・忍耐力・論理的思考力といったさまざまな要素について数値データが得られます。

リファレンスチェックでは「一緒に働いた人の主観的な評価」を聞く形になりますが、適性検査なら統計に基づく客観評価が得られる点が強みです。

■主要な適性検査の詳細イメージ

たとえば性格検査で「慎重性が高い」「チーム志向が強い」などの傾向が分かれば、面接や経歴書だけでは見抜けなかった人物像を補足できます。

能力検査で高いスコアを示せば、学習能力や問題解決力の裏付けとなるでしょう。

プレゼンテーション評価

候補者のプレゼン能力や論理思考力、コミュニケーション力を測る目的で、プレゼンテーション面接を課す方法もあります。指定したテーマについて候補者に発表してもらい、その内容と伝え方を評価する手法です。

通常の一問一答型面接では面接官主導で進みがちですが、プレゼン面接では候補者が主体的に話すため、候補者の素の持ち味が見えやすいメリットがあります。

たとえば「当社の商品をプロモーションする提案をしてください」「○○という課題の解決策を考えて発表してください」等のテーマを与えると、候補者は限られた準備時間で論理的に考え、自身の言葉で構成して話す必要があります。

プレゼンからは候補者の論理的思考力、表現力、説得力・熱意、さらにはストレス下での対応力まで読み取ることができます。一般面接では引き出せなかった情報を仕入れる手段として有効でしょう。

インターンシップ型選考

一定期間候補者を実際の職場で受け入れて働いてもらい、現場評価を経て採用可否を決めるインターンシップ型の選考も、リファレンスチェックの代替になり得ます。

新卒採用では近年「採用直結型インターン」が解禁され話題ですが、中途採用でも短期インターンやトライアル就業を導入する企業があります。

■インターンシップ型選考の詳細イメージ

この方法の最大の利点は、書類や面接では分からない仕事上の適性や実際の協働時の様子を直に観察できる点です。

数日～数週間、候補者に実務を体験してもらうことで、職場でのコミュニケーションの取り方、課題への取り組み方、チームとの相性などの情報を収集することができます。

インターン中の評価項目やフィードバックシートを用意しておけば、複数の社員から多面的な評価を集めることもできます。

どうしても客観的な情報が得られないまま最終判断となる場合は、試用期間を厳格に設けるなどリスクヘッジ策を講じつつ採用する選択も検討しましょう。

リファレンスチェックの効率化ならback check

本記事で整理したように、より効率的にリファレンスチェックを実施するには、プロセスの標準化と記録管理が欠かせません。そこで、リファレンスチェック専用のオンライン完結型のサービスをおすすめします。 オンライン完結型であれば、候補者への同意取得、推薦者への依頼・リマインド、回答回収とレポート化までをオンラインから一元管理でき、従来の個別電話ヒアリングに比べて運用負荷の削減と進捗可視化が期待できます。

back check株式会社では、オンライン完結型のリファレンスチェックサービス「back check（バックチェック）」を提供しています。

back checkでは、候補者と一緒に働いたことがある上司・同僚から客観的な評価を得ることで、候補者の実際の働きぶりや人柄を把握することが可能となります。メールやWebフォームによる効率的な依頼により高い回答率を実現しており、忙しい推薦者からもしっかり情報を集められる仕組みになっています。

また、候補者の負担軽減も特徴の一つです。候補者・推薦者双方の心理的ハードルを下げつつ、必要最小限の情報を、合意に基づいて収集する設計が可能です。

リファレンスチェックの効率化・標準化を図り、候補者・推薦者双方の負担を軽減しながら質の高い情報を収集したい企業のご担当者様は、ぜひback checkの導入をご検討ください。