リファレンスチェックをするのは最終面接の前？後？タイミングごとのメリット・デメリットを解説！
リファレンスチェックは、現職や前職の上司・同僚に候補者の働きぶりや実績などについて質問を行うことで、自社の求める人物像であるかを判断しやすくする手法です。しかし「リファレンスチェックを実施するタイミングが難しい」「リファレンスチェックは時間がかかりそうで、いつ実施するべきかわからない」と感じることもあるでしょう。
今回は、リファレンスチェックを実施する理想的なタイミングについて解説します。最終面接前の実施と、内定通知前での実施とに分けてメリット・デメリットをご紹介します。また、内定通知後の実施における注意点も解説しているので、リファレンスチェックの実施タイミングにお悩みの方はぜひご確認ください。
目次
- リファレンスチェックとは
- リファレンスチェックに最適なタイミング
- 最終面接前にリファレンスチェックをするメリット・デメリット
- メリット①最終面接でリファレンスチェックの結果を踏まえた質問ができる
- メリット②選考完了までの期間を変えずに選考フローに取り入れられる
- デメリット①現職に転職活動を知られたくない候補者に心理的な負担がかかる
- デメリット②費用と工数がかかる
- 内定通知直前にリファレンスチェックをするメリット・デメリット
- メリット①必要最低限の費用と工数でオンボーディングにも役立つリファレンスチェックが実施できる
- メリット②面接通過後のステップとして候補者が安心して実施できる
- デメリット①結果を面接内容に反映できない
- デメリット②選考完了までの期間が長くなる
- リファレンスチェック実施のフロー
- ①候補者にリファレンスチェックをすることを告知しておく
- ②候補者にリファレンスチェックに関する同意を取る
- ③候補者から推薦者に依頼・同意を取る
- ④リファレンスチェック実施
- ⑤内容の分析・選考への活用
- リファレンスチェック実施時の注意点
- リファレンスチェック後の内定取り消しは違法
- リファレンスチェック拒否を理由に内定を取り消すのも違法
- 無断でのリファレンスチェックは避ける
- リファレンスチェックならback check
リファレンスチェックとは
リファレンスチェックは「身元照会」という意味を持つ単語で、採用の現場では「現職や前職の上司・同僚に過去の実績や勤務状況を聞くこと」を指す言葉です。履歴書・職務経歴書など書類だけではわからない実務面でのスキルや候補者の人柄を第三者から聞くことができるので、より深く候補者のことを理解した上で合否判断が可能となります。
また、リファレンスチェックは履歴書に記載されている内容に虚偽がないかを裏付ける側面もあります。候補者の信用を確認しつつ、面接などの短い時間だけではわからない人柄を理解するための手法です。
リファレンスチェックに最適なタイミング
リファレンスチェックは、「最終面接前」に実施されることが多く、「内定通知前」のタイミングで実施されることもあります。
最終面接前の場合、書類選考や1～2次面接までの印象とリファレンスチェックの結果を照らし合わせたうえで最終面接に臨むことができるため、リファレンスチェックの結果新たに浮上した疑問点も質問・確認ができるのがポイントです。
内定通知前の場合、すでに人数が絞り込まれた候補者らに対して実施するため、実施を担当する採用担当者の負担が少ないことが優位な点として挙げられます。
最終面接前にリファレンスチェックをするメリット・デメリット
ここからは、リファレンスチェックを「最終面接前」と「内定通知前」で実施する場合のそれぞれのメリット・デメリットを解説します。まずは「最終面接前」に実施するときのメリット・デメリットをチェックしてみましょう。
メリット①最終面接でリファレンスチェックの結果を踏まえた質問ができる
「最終面接前」にリファレンスチェックをするメリットとして、最後にもう一度面接の機会があるからこそ、リファレンスチェックの結果を踏まえた上での確認や質問がしやすい点が挙げられます。
もし1～2次面接で得た自社としての所感と、リファレンスチェックのレポートから得た所感が一致していた場合、最終面接ではリファレンスチェックで新たに得られたエピソードなどを深掘りし、より自社のカルチャーとマッチする人物であるかの判断精度を高められるでしょう。
一方、もしリファレンスチェックの結果、想定外な内容であった場合、最終面接は事実の確認ができる機会となります。
面接の場では、自分をより良く見せるために、取り繕ったり、事実を誇張してしまう候補者もいます。また、同じ事象でも候補者本人から見た景色と、第三者から見える景色には乖離がある場合もあります。リファレンスチェックの結果を踏まえ、最終面接の質問の中で客観的な事実を集めることで、自社の求める人物像であるかの判断材料を正確なものにできるでしょう。
自社とのミスマッチがあると事前にわかっていれば、最終面接の場で改善点や自社側からの提案を出すことも可能になります。
メリット②選考完了までの期間を変えずに選考フローに取り入れられる
2次面接の終了後、最終面接の日程調整期間中および最終面接までの期間に並行してリファレンスチェックを実施することで、選考完了までの全体の期間を変えずに、リファレンスチェックを選考フローに追加することが可能です。
候補者は内定出しまでの期間に間延びを感じることなく、スピーディーに選考を進めることができます。
ただし、注意点もあります。
最終面接の直前になってからリファレンスチェック実施のアナウンスをした場合、候補者からリファレンスチェックへの同意を得たり、候補者が推薦者を探したりする工程に時間がかかってしまうことも考えられます。事前にリファレンスチェックがあることを候補者に知らせ、推薦者の選定をしてもらっている間に1～2次面接を進めるスケジュールを組むと良いでしょう。
また、リファレンスチェックにも様々な方法がありますが、電話を用いたリファレンスチェックや、対面でのインタビュー形式のリファレンスチェックですと推薦者との日程調整に時間がかかる可能性が高くなります。自社でリファレンスチェックを実施する場合、結果をレポートにまとめて採用担当者間で共有することにも時間がかかってしまいます。最終面接までの短い時間でレポートを取得するには、オンラインでリファレンスチェックが完了するようなサービスを活用すると良いでしょう。
デメリット①現職に転職活動を知られたくない候補者に心理的な負担がかかる
候補者の中には、現職での勤務を継続しながら、転職活動に取り組んでいる人もいます。その場合、転職活動中であることを、上司や同僚に話しているとは限りません。もし不採用となったらそのまま現職で働き続けようと考えている候補者であれば、なるべく現職の社員に転職活動中であることを知られたくないでしょう。最終面接前で今後が不確定な候補者にとって心理的な負担となるでしょう。
リファレンスチェックを避けたく、選考を受けている企業に相談せず選考辞退してしまうことになれば優秀な人材を逃してしまう可能性があります。
事前にリファレンスチェックを最終面接の前に実施していることとその目的を説明した上で、事情により現職へのリファレンスチェックが難しい場合は気軽に相談してほしい旨を伝えておきましょう。
相談があった場合は、異動前の部署の上司や同僚、前職や前々職の上司や同僚に依頼できないかを確認したり、他の選考方法で対応できるか個別に検討することで選考辞退を回避可能です。
デメリット②費用と工数がかかる
最終面接前にリファレンスチェックする場合、内定が決まっていない段階での実施となるため、内定通知前の実施や内定後の実施に比べると調査対象の母数が増えることになります。その分リファレンスチェックにかかる費用と工数が多くなり、採用担当者は負担に感じる可能性があります。
自社でリファレンスチェックを行う場合は、採用担当者の工数と人件費をかけるに見合った情報が得られているか、外部のサービスを利用する場合は料金に見合った情報や機能が得られるか、よく比較検討しましょう。
内定通知直前にリファレンスチェックをするメリット・デメリット
次に、内定通知前にリファレンスチェックをするメリット・デメリットを解説します。前述した最終面接前に実施するメリット・デメリットと照らし合わせながら、自社に合う方法を選定しましょう。
メリット①必要最低限の費用と工数でオンボーディングにも役立つリファレンスチェックが実施できる
採用人数の規模にもよりますが、最終面接も潜り抜けた少人数のみを対象にリファレンスチェックを実施するため、採用担当者にかかる負担は少なくなります。
また、最終面接も通っている人物であれば、企業の意思決定としては「ほとんど内定」の状態でしょう。リファレンスチェックは、採用合否の判断材料としてだけでなく、入社を前提とした調査に利用できます。リファレンスチェックの質問内容を工夫することでより具体的に候補者の入社後のイメージを固めることができ、「入社後はこんな風にコミュニケーションをとっていこう」「配置するのはこのチームが合いそうだな」と、入社後のオンボーディングに役立つ情報も集められるでしょう。
メリット②面接通過後のステップとして候補者が安心して実施できる
最終面接も通過した段階でのリファレンスチェックとなれば、候補者に与える精神的プレッシャーも少なくなります。
内定通知はまだではあるものの、ほとんど転職が決まった状況であるため、候補者はある程度安心感を持てるでしょう。この段階であれば現職の上司や同僚に転職活動をしていたことを話しやすいため、推薦者を探しやすくなります。
デメリット①結果を面接内容に反映できない
内定通知前にリファレンスチェックをする場合、その後に控えている面接がないため、レポート結果を面接内容に反映することができません。1～2次面接までで抱いた印象とリファレンスチェックのレポートから抱いた印象とに大きな差があっても、これまでの材料を総合的に判断して合否を決めるしかなくなります。
意外な事実が発覚したときの内定判断が難しく、「もう一度会って話を聞きたい」「これも聞いておけばよかった」と感じることもあるでしょう。
デメリット②選考完了までの期間が長くなる
最終面接が終わった後に、リファレンスチェックのレポート回収を待って最終的な内定出しを行うことになるため、候補者は「最終面接が終わったのに内定までまだ時間がかかるのか」と選考期間を長く感じる可能性があります。
また、「早く転職したい」と考える候補者であれば、同時並行で他社の選考も受けていた場合、「先に内定を出してくれたから他社にしよう」と選考辞退されてしまう可能性もあります。
リファレンスチェック実施のフロー
ここでは、リファレンスチェック実施のフローを解説します。基本的には以下の流れで進めることになるため、各フローを実施するタイミングを事前に理解してスムーズに実施できるようにしておきましょう。
①候補者にリファレンスチェックをすることを告知しておく
自社の選考過程にはリファレンスチェックがあることを事前に候補者へ伝えておく必要があります。実施の目的も含めて説明しましょう。伝えるタイミングは早いほど良いでしょう。募集要項を掲載する時点でリファレンスチェックがあることを記載しておく企業もあります。
経歴詐称など、リファレンスチェックをされて困る候補者や、リファレンスチェックの労力をかけるほどの入社意思はない候補者をふるいにかけておくことで、選考が進んでからの辞退を減らすことが可能になります。
また、候補者としても早めにリファレンスチェックがあることを認識しておけば余裕を持って「あの人に推薦者を頼もうかな」と推薦者の当たりをつけておくことができます。
②候補者にリファレンスチェックに関する同意を取る
リファレンスチェックは、個人情報保護への配慮が必要なため、候補者に秘密にしたまま実施することはできません。必ず同意を取る必要があります。タイミングとしては、候補者には事前にリファレンスチェックがあることを伝えているので、リファレンスチェックを実際に行う少し前で良いでしょう。
同意を取るときは書面での記録が不可欠です。事前にフォーマットを決めて同意書の形式でサインしてもらうことも、メールなど記録が残る形式で同意してもらうこともできます。
もし同意が得られなかった場合、本人の同意なくリファレンスチェックを強行することはできません。事情を聞き、その候補者には他の選考フローを追加するなど個別に対応していきましょう。
③候補者から推薦者に依頼・同意を取る
候補者から、前職（または現職など直近の就労実績がある会社）における上司・同僚など推薦者を選定してもらいます。事情があり上司・同僚への依頼が難しい場合、部下・他部署の社員・取引先などを選定することも可能です。
この場合も、もちろん推薦者の同意が必要です。大まかにでも、いつ頃・どんなことを聞かれるか、候補者を通して推薦者に共有しておくだけで同意してくれる確率が上がるでしょう。
④リファレンスチェック実施
自社から推薦者に対してリファレンスチェックを実施します。電話やオンラインミーティングツール、対面インタビューなどで実施することもありますが、メールや書面での実施も可能です。推薦者との日程調整のうえ、あらかじめ決めておいた質問に沿ってリファレンスチェックを行いましょう。
ただし、推薦者との日程調整が必要な方法だと、調整がスムーズにいかない場合実施のタイミングが遅くなり、その後の選考工程が後ろ倒しになってしまう可能性もあります。選考全体のスピードを落とさないためには、推薦者にどこでも気軽に回答してもらえるオンライン完結型のリファレンスチェックサービスの利用がおすすめです。
⑤内容の分析・選考への活用
リファレンスチェックが終了したら、内容の分析・選考への活用を進めます。
最終面接前の実施なら、最終面接までの日程が迫っていますし、内定通知前であれば候補者は今か今かと、合否の結果を待っています。合否を待つ間に並行して受けていた別の企業が内定を出してしまう可能性もあります。リファレンスチェック実施後すぐのタイミングでレポートを作成し、担当者間で共有しましょう。外部のサービスを利用する場合、自社でレポート作成をする時間と手間を省くことが可能です。
レポートの結果を踏まえ、最終面接前のリファレンスチェックであれば、最終面接時に聞きたいことや確認したいことを改めてリストアップしなおしましょう。内定通知前の実施であればそのまま合否判定に進むか、内定を前提に入社後のマネジメントについて考案します。
リファレンスチェック実施時の注意点
最後に、リファレンスチェック実施時の注意点を解説します。以下のポイントを押さえ、スピードと正確性どちらも追求したリファレンスチェックにしていきましょう。
リファレンスチェック後の内定取り消しは違法
内定を出してからリファレンスチェックする場合、リファレンスチェックの結果を受けて内定を取り消すことは違法であるため注意が必要です。内定取り消しは労働契約上の「解雇」にあたるため、履歴書に記載されていた情報に大きな虚偽が見つかったなど明らかな合理性がない場合は内定の取り消しができません。
どうしても事情があって内定を取り消す場合、相応の賠償を求められるリスクがある点も押さえておきましょう。内定後にリファレンスチェックする場合、そのまま入社することを前提に、マネジメントや教育に活かす方針にするしかありません。
関連記事：リファレンスチェックは内定前・内定後どちらで実施すべき？タイミング別メリットや法的リスクを徹底解説
リファレンスチェック拒否を理由に内定を取り消すのも違法
同様に、リファレンスチェック拒否を理由に内定を取り消すのも違法です。「何か都合の悪いことがあるからリファレンスチェックを拒否しているのでは？」と疑ってしまいたくなりますが、これを理由とした内定取り消しは「労働契約法16条」が定める「解雇権濫用の法理」に該当します。
そのため、リファレンスチェックをする場合は、内定を出す前（最終面接前や内定通知前）に実施するのが大切なのです。
無断でのリファレンスチェックは避ける
無断でのリファレンスチェックは、個人情報保護法に抵触します。個人情報保護法23条には、「第三者が本人の同意を得ずに個人データを提供してはならない」と記されています。リファレンスチェック自体は違法ではありませんが、無断での実施は違法になると覚えておきましょう。
関連記事：リファレンスチェックは勝手に実施できる？企業が考えるべきリスクや注意点を紹介
リファレンスチェックならback check
リファレンスチェックは、最終面接前または内定通知前に実施するのが一般的です。
どちらもメリット・デメリットがあるものの、リファレンスチェックの結果も踏まえて最終面接でもう一度会話ができる、「最終面接前」のタイミングをおすすめします。
最終面接までの結果が優秀な候補者の場合、「ほとんど合格」という気持ちで、軽く再確認程度の最終面接になってしまうこともしばしば起こります。そのあとでリファレンスチェックを行って「弊社の文化とは少しあわない気がする、確認したい」と思っても、もう会話の機会がありません。最終面接の時間を無駄にしてしまったと後悔するかもしれません。
全ての選考過程を無駄にせず、合否の判断材料を的確に増やすには、「最終面接前」の実施が理想的なタイミングでしょう。
back check株式会社の提供するオンライン完結型リファレンスチェックサービス「back check(バックチェック)」なら、採用担当者はWeb上で候補者の情報を登録して待つだけでレポートを受け取ることができます。
簡単かつ低価格でリファレンスチェックを実施したいご担当者様はぜひ「back check(バックチェック)」をご検討ください。
back check magazine 編集部
リファレンスチェック/コンプライアンスチェックサービス「back check」が手がけるコラム「back check magazine」の編集部です。採用担当のみなさまに向けて、役に立つ情報を発信していきます。
