要員計画とは？人員計画との違い、目的、立て方、注意点を徹底解説 

目次

要員計画とは何か？

近年、企業の人材戦略において「要員計画」の重要性が高まっています。

人手不足や人件費の高騰、働き方改革への対応など、企業を取り巻く環境が大きく変化する中で、計画的な人材確保・配置が経営課題として注目されているのです。

ここでは、要員計画の基本的な考え方から、具体例まで詳しく解説していきます。

要員計画の定義と重要性

要員計画とは、企業が事業目標を達成するために必要な人材の質と量を、中長期的な視点から計画的に確保・配置・育成するための戦略的な取り組みです。

具体的には、以下の要素を計画的に設計していきます。

■要員計画で設計する項目例

• 必要な人材の人数

• 求められるスキルや経験

• 採用・配置のタイミング

• 育成プランや教育体制

• 人件費などのコスト

なぜ要員計画が重要なのでしょうか。それは、企業の持続的な成長には「必要な時に、必要な人材が、必要な場所にいる」状態を作り出すことが不可欠だからです。

要員計画が不十分な場合、突発的な人材不足による業務停滞や人件費の増加、計画的な人材育成の遅れなどの課題が生じる可能性があります。

このような状況に陥らないためにも、要員計画の策定と遂行が重要となるのです。

要員計画を立てる上での重要ポイントと具体例

成功する要員計画を立てる上で、重要なポイントとして以下が挙げられます。

1. 十分な準備期間の確保

2. 段階的な人材確保と育成

3. 既存社員の経験・スキルの活用

4. 教育訓練の体系化

そのポイントを踏まえた上で、要員計画を具体的に理解するため、例を挙げて詳しく見ていきましょう。

A社は従業員500名規模の製造業で、新規の生産ライン立ち上げを行うとします。組織全体の目標達成のため、新規の生産ライン立ち上げ後、短い期間で目標生産性を達成しなければなりません。しかし、ただ人員を集めるだけでは短期間での目標生産性の達成は難しいでしょう。そこで、目標達成に向けて、以下のような要員計画を策定・実行しました。

【計画の概要】

生産ライン立ち上げの1年前から、以下の3段階で人材の確保・育成を進めました。

■第1段階（12ヶ月前）：核となる人材の育成

• 既存ラインから熟練作業者2名を選定

• 新ライン用の専門研修を実施

• 生産管理システムの習得

■第2段階（6ヶ月前）：基幹要員の確保

• 新入社員5名の配属を決定

• 熟練作業者による基礎教育の開始

• 実機を使用した実践訓練の実施

■第3段階（3ヶ月前）：補助要員の採用・教育

• パート・アルバイト10名の採用

• 基本作業の習得訓練

• チームワーク構築のための合同研修

この段階的な要員計画により、A社では立ち上げ後3ヶ月で目標生産性を達成し、品質不良率も業界平均以下に抑えることができました。

このように、要員計画は単なる人数の調整ではなく、「いつ」「誰を」「どのように」配置・育成するかを戦略的に設計することが重要です。

人員計画・採用計画との違い

要員計画と似たような施策として、人員計画、採用計画が挙げられます。

どれも人材に関わるものとなりますが、これらは似て非なるものです。それぞれの違いを理解することで、より効果的な人材戦略を立てることができます。

以下の表で、それぞれの特徴を比較してみましょう。

■要員計画・人員計画・採用計画の比較表

このように、要員計画は人員計画や採用計画を含んだ、より広範で戦略的な計画となります。

要員計画は経営戦略に基づく中長期的な人材戦略として位置づけられます。要員計画の実現に向けた具体的な数値目標を人員計画で定め、実務的な採用活動の詳細を採用計画で決定する、といった使い分けが可能です。

このように、三つの計画を段階的に活用することで、戦略的な人材マネジメントが可能となります。

要員計画の目的とメリット

企業が成長を続けるためには、戦略的な要員計画が不可欠です。ここでは、要員計画がもたらす具体的な目的とそのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

効率的な人材確保

要員計画を立てる目的の1つは、「事業の目標を達成するために、どの部署にどれくらいのスキルを持った人材が必要かを予測し、適切なタイミングで確保すること」です。

要員計画を通じて、必要な人材を必要なタイミングで確保するよう、早期に採用活動を開始できるため、優秀な人材を獲得しやすくなるメリットがあります。事業計画と連動した人材ニーズを予測することで、採用活動の準備期間を十分に確保でき、求める人材像を明確に定義することが可能です。

これにより採用のミスマッチの可能性は低減され、効率的な人材確保を実現できます。特に事業拡大期や、特殊スキルを持つ人材の確保が必要な際に、その効果を発揮するでしょう。

関連記事：採用基準とは？決め方や注意点、最適な人材の見極め方について解説

適材適所の人員配置で生産性を向上

「組織内の人材を効率的に配置し、業務の効率を最大化すること」も要員計画の目的の1つです。

従業員一人ひとりのスキルや経験を適切に評価し、最適な部署への配置を実現することで、組織全体の生産性向上が期待できます。

例えば、営業経験者を商品開発部門に配置することで、顧客ニーズを反映した製品開発が可能になります。また、ベテラン社員の知見を活かした新人教育体制を構築したりすることも有効です。

中長期的な人材育成の推進

要員計画を行う長期的な目的として「将来必要となる人材の質と量を予測し、計画的な育成を行うこと」があります。要員計画の実施を通したキャリアパスの明確化や教育プログラムの体系化により、従業員の成長をサポートし、組織全体の競争力強化につなげることができます。

また、定期的なスキル評価により、育成の進捗状況を把握し、必要に応じて計画を調整することも可能です。

人材コストの把握と最適化

要員計画では人材コストの把握と最適化も目的としています。計画の実行により、人件費や採用コストを中長期的な視点で管理することができます。

必要な投資と抑制すべきコストを見極めることで、戦略的な人材投資が可能になるでしょう。また、計画的な採用や育成により、急な人材不足に伴う高額な採用コストの発生も防ぐことができます。

人材の安定的な確保と離職防止

計画的な人材マネジメントは、従業員の定着率向上にも貢献します。キャリア形成支援や働きやすい環境整備を通じて従業員の満足度が高まり、離職の芽を生み出さない組織を作り出すことができる点もメリットです。

また、適切な評価制度や透明性のある昇進制度により、従業員のモチベーション維持・向上にもつながります。

要員計画の立て方と必要人員数の算出方法

要員計画の立て方には、大きく分けてトップダウン方式とボトムアップ方式の2つがあります。それぞれの特徴を理解し、効果的に組み合わせることで、より実効性の高い要員計画を策定することができます。この章ではまず要員計画の中の、人員計画の領域を中心に、具体的な算出方法を見ていきましょう。

トップダウン方式（マクロ的手法）

トップダウン方式は、経営陣が掲げるビジョンや中長期計画に基づいて、必要な人員数を算出する手法です。売上目標や事業計画から逆算して、それを実現するために必要な人員を割り出します。

■トップダウン方式の算出手順

適正要員数 ＝（売上高 － 人件費以外の全経費 ー 目標利益）÷ 一人あたりの人件費

この方式の最大のメリットは、経営戦略との整合性が取れやすく、全社的な最適化が図りやすいことです。特に、新規事業への進出や大規模な組織改革を行う際に効果を発揮します。

ボトムアップ方式（ミクロ的手法）

ボトムアップ方式は、現場の実態やデータに基づいて必要人員を算出する手法です。各部門の業務量や生産性データを分析し、実務レベルで必要となる人員を積み上げていきます。

■ボトムアップ方式の算出手順

適正要員数 ＝ 総労働時間 ÷ 一人あたりの労働時間

この方式は特に、製造業や小売業など、現場の業務実態が人員数に直結する業界で有効です。

例えば、工場の生産ラインでは、設備の稼働率や作業工程から必要な人員を正確に算出できます。また、店舗運営においては、時間帯別の来客数データから適切なシフト体制を組むことが可能です。

2つの算定方式を効果的に活用する方法

実際の要員計画では、トップダウンとボトムアップの両方式を組み合わせることが重要です。経営戦略に基づく全体像をトップダウンで描きつつ、現場の実態に即した実現可能な計画をボトムアップで作り上げていくのです。

架空の小売チェーンB社の事例を通して、2つの算定方式を組み合わせた要員計画の具体的な進め方を見ていきましょう。

B社では新規出店計画に際して、以下のようなプロセスで要員計画を策定しました。

①【トップダウン方式】経営層が策定した中期経営計画を確認

• 3年以内に首都圏に10店舗出店

• 1店舗あたりの売上目標：月商3,000万円

• 目標人件費率：15%以内

例えば、1店舗あたりの月商3,000万円・人件費率15%とすると、1店舗の人件費は月450万円以内に抑える必要があります（3,000万円 × 15% = 450万円）。この上限額から、正社員・パート・アルバイトの比率を検討します。

②【ボトムアップ方式】既存店舗の実態を分析

• 売上100万円あたりの必要労働時間

  既存店の過去実績から導出（例：既存店は売上1,000万円あたり400時間必要なので、売上100万円あたりの必要労働時間を40時間とする）

• 時間帯別の必要人員数
  平日昼間：平均4名／ピーク時(12～14時)：6名
  土日祝：終日5名～最大8名

• 勤務シフトの組み方
  早番：8:00～17:00（休憩1時間）
  遅番：13:00～22:00（休憩1時間）

• パート・アルバイトの最適な人数
  シフト重複や繁閑を考慮し、店舗あたり20名程度確保
  実働換算で月1,200～1,300時間分をパート・アルバイトでカバー

③2つのアプローチから得られたデータから実践的な要員計画を作成

【新規出店時の要員体制】

この計画により、B社は予定通りの出店計画を実現し、開店後3ヶ月で全店舗が目標売上を達成。人件費率も目標範囲内に収めることができました。

このように、トップダウンの経営目標とボトムアップの現場データを組み合わせることで、より実効性の高い要員計画を策定することが可能となります。​​​​​​​​​​​​​​​​

要員計画における役割とスキルの配分

要員計画では、単に「人数」や「シフト」の調整といった人員計画だけにとどまらず、各スタッフが持つべきスキルや役割を考慮することも重要です。組織の目標達成に向けて、どの職種にどのスキルを持った人材を配置するか、また新たに育成すべきスキルや役割についても計画を立てることが求められます。

上記の算出方法は人員調整の領域にとどまりますが、要員計画では例えば、新規事業の展開に伴って必要となる専門的な知識や経験を持ったスタッフを、計画的に採用または育成することが必要です。このような要員のスキル配分も考慮することで、組織全体の成長を支え、事業の成功に繋げることができます。

また、リーダーシップを発揮できるマネジメント層や、柔軟な対応ができるスタッフ層を適切にバランスよく配置することも、要員計画の重要な要素です。例えば、店舗管理者に求められる管理能力や、従業員とのコミュニケーション能力などの要素を考慮した配置が必要です。

要員計画策定の4つのステップ

要員計画を確実に実施するためには、段階的なアプローチが重要です。ここでは、成功する要員計画を実現するための4つのステップについて、具体的に解説していきます。

ステップ①：現状の分析と把握

要員計画の第一歩は、現状を正確に把握することです。組織の人員構成、スキル分布、業務効率など、様々な角度から分析を行います。

現状分析では、以下のような項目を確認していきます。

• 人員の年齢構成と経験年数

• 部門別の業務量と稼働状況

• スキルマップによる組織の強み・弱み

• 残業時間や有給休暇取得率

• 離職率と定着状況

これらのデータを可視化することで、組織の課題が明確になり、具体的な対策を検討することができます。実際に調査をすれば、特定部門への業務集中や、専門スキルを持つ人材の偏りなどが浮き彫りになるでしょう。

関連記事：人時生産性とは？計算方法や向上施策6選に加え効果的な人材配置のポイントを解説 
関連記事：定着率の計算方法を徹底解説！正確な算出方法とその活用法

ステップ②：要員調査の実施

現状分析を踏まえ、今後必要となる人材の質と量を調査します。この段階では、経営戦略や事業計画との整合性を重視しながら、具体的な要員ニーズを明らかにしていきます。

調査の視点として、「量的な側面」と「質的な側面」の両方を考慮することが重要です。量的な側面では業務量の予測や市場動向の分析を行い、質的な側面では必要なスキルセットや経験値の定義を行います。

人材の「量」の部分に関しては、前章の算出手順を参考に、この段階で具体的な数字を出しておくと良いでしょう。

また、社外の情報も積極的に活用します。業界動向や他社事例、労働市場の状況などを参考にすることで、より実効性の高い調査が可能となります。

ステップ③：要員の調整とギャップ解消

現状分析と要員調査の結果から見えてきた課題に対して、具体的な解決策を策定します。ギャップを解消するための方法は、大きく「内部施策」と「外部施策」に分けられます。

■内部施策の例

• 配置転換による人材の最適化

• 教育研修の実施

• 業務プロセスの改善

• 多能工化の推進

■外部施策の例

• 中途採用による即戦力の確保

• 新卒採用の強化

• 派遣社員やパートタイマーの活用

【お役立ち資料】中途入社者の早期活躍を促進し定着率を向上させるオンボーディング実践例

これらの施策は、優先順位をつけて段階的に実施することが重要です。短期的な課題に対する即効性のある対策と、中長期的な視点での人材育成を組み合わせることで、持続的な組織力の向上を図ります。

ステップ④：要員計画の策定・決定・実施

最終的な要員計画の策定では、これまでの検討内容を具体的なアクションプランにまとめます。計画には、実施時期、担当部署、必要なリソース、期待される効果などを明確に記載します。

計画の実行においては、PDCAサイクルを活用した進捗管理がおすすめです。

1. 計画（Plan）：具体的な実施計画の策定

2. 実行（Do）：計画に基づく施策の実施

3. 評価（Check）：効果測定と課題の把握

4. 改善（Action）：必要に応じた計画の修正

特に重要なのは、計画の進捗状況を定期的にモニタリングし、必要に応じて柔軟に修正を加えることです。環境変化や想定外の状況に対しても、迅速に対応できる体制を整えることで、計画の実効性を高めることができます。

また、計画の実施過程では、現場の声に耳を傾け、実態に即した運用を心がけることも大切です。現場からのフィードバックを適切に反映させることで、より実践的で効果的な要員計画となるでしょう。​​​​​​​​​​​​​​​​

要員計画を運用するときの注意点

要員計画を効果的に運用するためには、いくつかの重要な注意点があります。ここでは、成功する要員計画の運用に欠かせないポイントを解説していきます。

柔軟性を持ちつつ計画を安易に変更しない

要員計画は、中長期的な視点で策定される重要な経営計画です。

しかし、ビジネス環境の変化に応じた柔軟な対応も必要です。計画変更の際は、現場の混乱や採用活動への影響を最小限に抑えるため、経営環境の変化が一時的なものか、構造的なものかを見極めることが重要です。

変更が必要な場合は、影響範囲を十分に検討した上で、段階的に実施することをお勧めします。

現場の意見を尊重し反映させる

要員計画の実効性を高めるには、現場の実態を十分に理解し、その声を計画に反映させることが不可欠です。

部門責任者との定期的なミーティングや現場社員へのヒアリング、匿名アンケートなど、様々なチャネルを活用することで、より正確な情報収集が可能となります。これにより、実態に即した計画の策定と、円滑な運用が実現できます。

退職・休職リスクを考慮する

突発的な退職や休職は、組織運営に大きな影響を与える可能性があります。特に、専門性の高い職種や管理職層の欠員は、業務の停滞を招きかねません。

そのため、定期的な従業員満足度調査やキャリア面談の実施、働きやすい職場環境の整備など、予防的な取り組みが重要です。また、重要なポジションについては、後継者育成計画を早い段階から進めることをお勧めします。

採用計画との連携

要員計画で定めた必要人材を、適切なタイミングで確保するためには、採用計画との緊密な連携が不可欠です。

プロジェクトの立ち上げ時期や教育期間を考慮した採用スケジュール、新卒・中途採用のバランス、市場動向を踏まえた採用手法の選択など、要員計画に基づいて採用戦略を考えましょう。

要員計画では必要な人材のスキルや経験を明確に定義し、適切な人材を確保する必要があります。計画通りに進めるために、採用は重要なフェーズです。適切な採用ができない場合、早期離職につながり、人員が計画より不足してしまう可能性があります。スキルや業務の適性にズレが生じることで、計画していた業務遂行に影響を及ぼすことも考えられます。

採用のミスマッチを防ぐ手段の一つとして、候補者のスキルや適性を多角的に把握することが重要です。そのための手法として、リファレンスチェックを組み込むと良いでしょう。

リファレンスチェックは、候補者の過去の業務成果や人物像を、実際にその候補者と仕事を共にした上司や同僚などから情報を取得するものです。候補者が本当に要員計画における必要なスキルや適性を持っているか客観的な視点から評価することができます。

リファレンスチェックとは？基本的な流れや質問内容について解説 | back check(バックチェック)

面接では見抜けない情報を取得できる「リファレンスチェック」は、外資系企業では一般的な採用判断ツールのひとつです。今回は企業の採用担当者さま向けに、リファレンスチェックのやり方、質問内容、メリットなどを詳しく解説します！

https://site.backcheck.jp/knowledge/what_reference_check

適材適所の実現のため、従業員への理解を深める

適材適所の人員配置を実現するためには、従業員一人ひとりの強みや課題を正確に理解することが不可欠です。日頃のタレントマネジメントを通し、従業員のスキルセットや経験、性格など、各人がどの部署や役割で最大限にパフォーマンスを発揮できるかを把握しておくと要員計画もスムーズに進むでしょう。

【お役立ち資料】企業経営を加速するタレントマネジメントの取り組み方

ただ、既存社員であれば強みやスキルセット、過去の成果などの情報が蓄積されていますが、新入社員の場合、社内での実績がないため、適切な配置を判断する材料が不足しがちです。

そのため、前職での業務経験や評価について、可能な範囲で情報を得られるとスムーズでしょう。特に、前職の上司や同僚からのフィードバックをもとに適性を把握できれば、より精度の高い人員配置につなげることができます。

もし採用プロセスでリファレンスチェックを実施していた場合、その情報を活用することで、新入社員の適性をより早く把握し、適材適所の配置を実現しやすくなります。スキルや人柄を事前に理解できれば、要員計画が立てやすく、配属後のミスマッチを減らし、スムーズな立ち上がりを支援することにもつながるでしょう。

要員計画に基づいた採用ならback check

ここまで要員計画の策定から運用まで、詳しく解説してきました。適切な要員計画があっても、採用時に候補者の実態を正確に把握できなければ、計画通りの人材確保は困難です。

計画に沿った人材の採用と、入社後の適切な育成や配置のために、採用時のリファレンスチェックがおすすめです。back check株式会社では、オンライン完結型のリファレンスチェックサービス「back check（バックチェック）」を提供しています。

back checkでは、オンライン上で候補者のデータを入力するだけで、短期間かつ安価に候補者に関する情報を収集することができます。

要員計画に基づいた採用を確実に成功させるためには、候補者のスキルや適性をできるだけ多くの視点から把握することが重要です。back checkを活用することで、客観的な視点を取り入れながら、職務適性を評価でき、人材確保を効率的に進めることが可能となるでしょう。

候補者が組織の求める人材であるか見極めるため、ぜひback checkの導入をご検討ください。