オファーレターとは？オファーレターの目的や内容と注意点を解説
オファーレターとは、企業が採用したいと思う候補者に対し、労働条件などを提示するための文書です。
職位や給与の詳細、勤務条件など、雇用に関する重要な情報を明記するものであり、企業と候補者の間での合意形成に不可欠です。
オファーレターとは何か、オファーレターの目的や内容、オファーレターを出す際の注意点について解説します。
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目次
オファーレターとは？
オファーレターとは、企業が候補者に対して正式な雇用を決めた際に発行する文書のことで、採用通知書とも呼ばれています。
内定が決まったときに候補者に発行する内定通知書と、勤務時間や給与・休日などを提示する労働条件通知書が合わさったものになります。
オファーレターには、職位、給与、勤務条件、開始日、場合によっては福利厚生やその他の労働条件に関する詳細情報が含まれています。
候補者はオファーレターで提示された条件を踏まえて、内定を承諾するか、辞退するかを決断します。
オファーレターの目的とは？
オファーレターは、企業と候補者の間での明確で正式な合意を形成するための重要なツールです。
オファーレターを出す目的を確認していきましょう。
正式な採用通知のため
オファーレターは、企業が「この候補者を採用したい」という意向を正式に表すものであり、企業が候補者に対して正式に雇用を提示するための文書です。
面接の場で条件の擦り合わせをすることもあるかもしれませんが、正式な職位、給与、その他の労働条件は、オファーレターで提示することになります。
労働条件などの明確化のため
オファーレターには、職位、給与、勤務条件、開始日、福利厚生といった、雇用に関する詳しい情報が含まれます。
オファーレターにより、候補者はその企業に就職する場合の具体的な労働条件を理解できます。
労働条件を書面に残し、トラブルを回避するため
労働条件をオファーレターとして書面で通知することにより、将来的に生じる可能性のあるトラブルを回避できます。
例えば、給与や勤務条件に関する誤解が後から生じると、企業と候補者の間で不要な対立が生じることがあります。
オファーレターによってこれらの条件を明確にしておくことで、そうした問題を防ぐことが可能です。
オファーレターに記載する内容とは？
オファーレターには、主に以下のような項目が記載されます。
配属先
役職
勤務地
就業時間
入社予定日
契約期間
休日、休暇に関する情報
試用期間の有無および試用期間中の待遇に関する情報
給与、諸手当
福利厚生
回答期限
それぞれの項目について解説します。
配属先となる部署や役職
オファーレターには、候補者が就く予定の部署や役職を明記します。
候補者の適性や企業側の状況によって、候補者が応募してきた部署・役職とは違うポジションのオファーを出すこともあるでしょう。
また、オープンポジションでの採用の場合、候補者は「もしこの企業に就職する場合、配属先はどこになるのだろう」と気にしているはずです。
このようなケースもあるため、オファーレターには部署・役職を明記しておく必要があります。
勤務地や就業時間
候補者が勤務する予定の場所と、通常の勤務時間やフルタイム、パートタイムなどの勤務形態について説明します。
フレックスタイム制やリモートワークの可否についてもこの部分で触れることがあります。
入社予定日や契約期間
入社予定日を明確にし、契約が固定期間の場合はその期間も記載します。
明確にすることで候補者は現職の引き継ぎや有休消化などのスケジュールを調整し、準備を進めることができます。
休日や休暇について
年間の休日数、有給休暇の取得条件や方法、特別休暇に関する情報を提供します。
試用期間
試用期間が設けられている場合、その期間と給与や福利厚生の違いなど試用期間中の条件について説明します。
給与や諸手当など
基本給与のほか、賞与、昇給の可能性、通勤手当、住宅手当などの諸手当について詳述します。
月給制、年俸制などの給与体系や給与の支払い日についてもここで触れます。
福利厚生
健康保険、厚生年金、雇用保険、退職金制度など、候補者が享受できる福利厚生について説明します。
その他、福利厚生施設の利用条件なども含めることがあります。
回答期限
候補者が内定を承諾するか辞退するか、返答すべき期限を記載します。
期限を設定することで企業は候補者の意思決定を促し、採用プロセスを効率的に進めることができます。
オファーレターを出す際の注意点とは？
オファーレターは、採用プロセスにおける重要なステップであり、企業が候補者に正式な雇用を提案する文書ですが、慎重な対応が後のトラブルを避けるために不可欠です。
オファーレターを出す際の主な注意点を解説します。
入社への動機づけも行う
オファーレターは、候補者に対する雇用の提示です。
当たり前ですが、候補者が内定を承諾しない限り、入社にはいたりません。
例えば、他のオファーを受けたり、個人的な理由で就職を見送ることがあるかもしれません。
採用したいと思った候補者に入社してもらうためには、ただオファーレターで条件のみを提示するのではなく、「なぜこのような条件なのか」「なぜ採用したいのか」「どのような役割を期待しているのか」といった点を伝えることが必要です。
オファーレターを交付する際にオファー面談を設けて、候補者の疑問や不安をその場で解消し、自社に入社してもらうための動機づけを行うのも良いでしょう。
併せて、オファーレターを出した候補者が内定を辞退する可能性を考慮し、予備の候補者リストを用意しておくなどの対策を講じることが賢明です。
簡単に内定を取り消すことができない
オファーレターを発行した後、企業は簡単にその内定を取り消すことができません。
内定を出した時点で、企業側と候補者の間には雇用関係が成立したとみなされ、内定取り消しは解雇として扱われます。
労働契約法第十六条で「客観的に合理的な理由を欠いた解雇は権利濫用として無効とする」と明記されているように、内定取り消しにも合理的な理由が必要です。
内定取り消しが合理的とみなされるのは、候補者が重大な経歴詐称をしていた場合などのごく稀なケースに限られます。
そのため、バックグラウンドチェックやリファレンスチェックなど、候補者の適性を評価する類の採用プロセスは、オファーレターを出す前に完了しているべきです。
【お役立ち資料】「20人に1人はいる、経歴詐称をしている人材の見抜き方」
オファーレター前にback checkでリファレンスチェック
オファーレターを出す前に、「この候補者に内定を出して良いのだろうか」と迷った経験はありませんか。
採用判断に自信が持てないまま内定を出してしまうと、「期待通りに活躍してくれなかった」「早々に退職してしまった」など、採用ミスマッチとなる可能性が高くなってしまいます。
このようなミスマッチを防ぐために有効な手段のひとつが、リファレンスチェックです。
リファレンスチェックは、候補者が提供した以前の上司、同僚などに連絡を取り、具体的な質問を通じて候補者の働きぶりや職業的資質に関するフィードバックを得る手段です。
リファレンスチェックの目的は、候補者の実際の職務遂行能力や人間関係の構築能力、仕事に対する姿勢など、選考書類や面接だけでは分からない候補者の情報を知ることです。
候補者が過去の職場でどのように貢献し、振る舞ったかについての客観的な視点を得ることができ、採用するかどうかの最終的な判断を行う際の重要な参考情報となります。
back check株式会社が提供している「back check（バックチェック）」は、オンライン完結型のリファレンスチェック・コンプライアンスチェックサービスです。
back checkでは、候補者と過去一緒に働いたことがある元上司や同僚から評価を得ることで、入社後に顕在化する働きぶりやカルチャーマッチといった言語化しにくい情報を確認するリファレンスチェックと、採用における候補者について、公的公開情報・Web情報・個別調査によって申告内容に虚偽がないか、コンプライアンスリスクがないかなどを確認するコンプライアンスチェックが実施できます。
採用ミスマッチを回避するためにも、ぜひback checkの導入をご検討ください。
back check magazine 編集部
リファレンスチェック/コンプライアンスチェックサービス「back check」が手がけるコラム「back check magazine」の編集部です。採用担当のみなさまに向けて、役に立つ情報を発信していきます。
