目次

採用業務の全体像

まず、採用業務の基本的なフローを確認してみましょう。

採用計画を立てる
求人媒体の選出・求人情報の掲載
求人票の作成～公開
書類選考
面接
内定
内定者へのフォロー
効果検証

上記は採用業務における最低限のフローです。企業によっては適性検査や筆記試験、グループワークなどが入ることもあります。

採用業務を効率化したい場合、まずは自社の採用フローを洗い出し、現状把握することが大切です。一連の流れや業務を可視化することで、採用におけるボトルネックが明らかになってくることがあります。

採用業務の効率化を邪魔する4つの課題

採用業務の効率化を妨げている原因は、大きく分けて4つあります。

関係者とのコミュニケーションが多い

採用業務では、コミュニケーションを取る機会が非常に多いです。社内外を問わずさまざまな関係者と連絡を取り合っていく必要があります。

社内では、面接官を担当する社員や役員、募集しているポジションの責任者など。社外では、候補者やエージェントの担当者などです。候補者に対しては、会社説明会や面接の日程連絡、会場案内といった細かな情報伝達も必要です。多くの関係者と連絡を取るだけでなく、連絡する内容に関しても負担が大きくなります。

候補者へのフォローや、内定者とのコミュニケーション機会を増やすことで採用の質が高まるとされる一方で、コミュニケーションが採用担当者の大きな負担になってしまうという矛盾も課題になりやすい点です。

質を上げるほど工数がかかる

採用の質を上げようとすれば、その分新しい取り組みや改善施策を実施することになります。新しい取り組みを行うためには多くの業務が追加されることになり、採用担当者の業務をじわじわと圧迫しかねません。

新しい採用手法や面接方法を取り入れることになると、社内の関係者を交え、1から採用プロセスの組み替えをしなければなりません。結果として、採用効率化どころか業務負担が増えてすぎてしまうこともあります。

ツールで自動化しにくい部分が多い

採用業務には、ツールを使用して自動化できる部分が少ないことも課題のひとつです。採用プロセスの中には、求人票の作成、エージェントごとの進捗管理、エントリーシートの確認や候補者評価など、採用担当者の判断で行う業務が多くなっています。

さらに採用業務は誰でもできる仕事ではなく、社内の人的リソースを運用するための戦略やマネジメント能力も必要です。必然的に採用担当者に属人化した業務になりやすく、細かな業務へのマンパワーも必要でしょう。ツールで簡単に自動化できる部分が限られるため、業務効率も低下しやすくなります。

情報の機密性が高い

採用業務の中で扱う情報は、多くが候補者に関する個人情報です。採用担当者には、個人情報の取り扱いや管理方法に対しての慎重さが求められます。

特に中途採用では、面接や内定の段階で他企業に在職中であるケースも少なくありません。採用が内密に行われる場合、採用担当者は非常に神経をすり減らします。

人に関する情報を扱うには慎重さや厳密さが伴うこともあり、結果的にコミュニケーション速度が低下し効率も下がってしまうのです。

【お役立ち資料】リファラル採用から学ぶ、ミスマッチを減らす方法

採用業務を効率化する7つの方法

採用業務の効率化を図るには、以下のような方法があります。代表的な7つの手法を詳しく解説します。

採用プロセスの改善

まずは自社の採用プロセスを見直すことから始めましょう。属人化している業務や工数が取られている部分はどこなのかを明確にします。その上で、どのような施策を選択すればボトルネックが解消されるかを考えてみると良いです。

【施策の一例】

求人ターゲットの見直し
求人媒体の見直し、変更
採用ページや求人票の改善
フォロー体制の強化

採用プロセスを改善するには、上記のような方法があります。採用プロセスのボトルネックが分かれば、どのような施策を打てば良いかが見えてくるでしょう。特別な施策を打ったりツールを導入する前に、今の採用プロセスにムダな部分がないかを見直すことで効率化が図りやすくなります。

候補者評価の規格化

採用の評価が属人化しているケースも少なくありません。特定の担当者による主観的評価に偏ったり、面接官ごとの評価基準がバラバラだったりすると内定者決定の結論を出すのに時間がかかります。

採用基準を規格化し、誰が評価しても同じになるようにすることも重要です。例えば、構造化面接法を取り入れたり、面接時の質問フレームワークを作成して共有するなどの方法があります。

採用基準をできる限り規格化し、効率的に安定した評価ができる体制を整えましょう。採用の再現性を高められればPDCAサイクルも回しやすくなるため、改善スピードも上がります。

【お役立ち資料】優秀人材を採用するために不可欠な3つのポイント

コミュニケーションの自動化

採用業務では、コミュニケーションの量や頻度が非常に多く、採用担当者に負荷がかかりやすくなります。求人サイトの自動返信機能や日程調整ツールなど手軽に導入できるシステムを利用して、人的リソースを軽減するのも良いでしょう。

多くの求人サイトでは、候補者からの申込に対して自動返信できる機能を備えています。採用フローの説明など定型化したメッセージを送信する作業は自動返信機能を活用しましょう。

また日程調整ツールを使用する利点も多くあります。日程調整ツールでは、面接担当者の予定確認やスケジュールのカレンダー追加などができ、便利です。候補者に対して、面接前日にリマインドメールを自動送信することも可能です。

自動化によってコミュニケーションの工数を飛躍的に減らせるほか、見落としや連絡遅れといった不測の事態も防げます。

ツールによる一部オンライン化

採用プロセスの一部を、オンライン化することも採用業務を効率化できる方法です。

オンライン面接では、面接会場の手配や準備、案内の送付などの作業が不要になります。候補者が企業に足を運ぶ移動時間を考慮することなくスケジュールが組めるので、採用フローの短縮や効率化につながるのです。

オンライン面接用ができるツールも多く普及しており、選択肢も豊富です。日程調整機能や選考書類を一括管理できるもの、面接評価シートや自己PR動画の選考機能がついたものまで、幅広いバリエーションがあります。

採用代行（RPO）の導入

採用代行（RPO）とは、企業の採用活動を外部の専門企業に委託することをいいます。採用代行では、母集団形成から実際の選考など、採用業務のほとんどを代行してもらうことが可能です。

社内のノンコア業務を代行会社に任せることで、採用担当者の作業に余裕が生まれます。大事な採用業務を社外に任せるのは不安だと感じられるかもしれませんが、外部パートナーのナレッジやノウハウを活かしながら採用活動を進められるため、結果的に採用の精度を高められる場合もあります。

社内の採用リソースが明らかに足りない場合には、コストをかけて外部委託するのも方法のひとつです。採用プロセスがある程度固まっており、評価基準の規格化ができている場合にも採用代行が活用できます。

採用管理システムの導入

長期的かつ根本的に採用活動を効率化したい場合、採用管理システム（ATS）を導入するのも良いでしょう。採用管理システムとは、求人情報の公開から候補者の内定までを一括管理できるITシステムです。ライセンス費用の発生する高機能システムから、気軽に利用できる無料ツールまで幅広く普及しています。

採用管理システムの導入は、人的リソースを削減するのはもちろんのこと、スケジューリングや入力情報の抜け漏れなどを防ぐ効果もあります。また候補者に対する素早い対応やフォローができるのも、採用管理システムの利点です。

部分的に自動化ツールを導入するのも一つの策です。しかし、採用プロセス全体を自動化したり、根本的な効率化を目指すのであれば、システム導入で一括管理する方が進めやすくなる可能性もあります。

求人媒体や採用手法の見直し

求人媒体はハローワークのような自治体が管理するものから、民間の求人情報サイト、フリーペーパーなど多岐にわたります。求人媒体と自社の特色が合っているか、相性を見直すことも必要です。業種に特化した媒体を選ぶことや、求人情報にアクセスするターゲットを再確認するなどの初歩的な部分を見直してみましょう。

一定の応募数を担保したり、優秀な人材へのタッチポイントを増やすために求人媒体を増やすケースもあります。しかし、その分管理工数が多くなることを念頭に置いておきましょう。求人媒体によっては、自社の管理システムとの連携が取りづらかったり、求人票の作成に手間や時間を取られたりすることもあります。

また採用手法は、求人媒体に掲載するだけではありません。既存社員の紹介で採用をするリファラル採用や、SNS採用も珍しくない時代。採用を目的とするオウンドメディアを立ち上げる企業も増えています。求人媒体や採用手法を見直すことで減らせる工数や、採用のボトルネックになっている部分を発見してみてください。

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採用業務を効率化しながら質を上げるためのポイント

採用業務の効率化を図りながら質を高めるには、どのようなポイントを意識して改善を行えば良いでしょうか。失敗しない採用効率化のポイントを3つお伝えします。

候補者からの自社理解を深める

採用の精度を高めるには、企業と候補者の採用ミスマッチを防ぐことが重要です。ミスマッチ防止にはさまざまな方法がありますが、最も大切なのは候補者へ事前に自社のカルチャーや方針を知ってもらうことです。

候補者に企業理解を深めてもらうには、企業が自ら採用広報活動を発信する必要があります。候補者に働くイメージを持ってもらうことが非常に重要です。

募集要項
企業理念、カルチャー
具体的な仕事内容
働き方
社内の雰囲気
既存社員の声　など

上記のような情報を候補者に対して伝えていきます。求人情報だけでは知り得ない情報をしっかり届けることによって、採用効率を上げながらミスマッチを防ぐことができます。

欲しい人材の採用基準を具体化する

採用する人材に求める基準を具体化しましょう。採用基準を明確化するには、人材要件の設定を行う必要があります。

経営陣と現場社員の両者にヒアリングを行い、認識のギャップをできる限りなくした人材要件を考えてみてください。活躍している社員や企業カルチャーに合った社員を参考に、コンピテンシーモデルを設計するのも効果的です。

作成した人材要件やコンピテンシーモデルを基にして、評価項目や採用基準を設定していきます。学歴や資格などによる一般的なラベルだけで判断しないこともポイントです。定量的な評価と定性的な評価の両面から候補者を見つめてみましょう。

採用全体の質を担保するため、設定した採用基準を関係者に共有し、確認し合うことも忘れないでください。

関連記事：コンピテンシーとは？基礎知識から導入方法までわかりやすく解説

リファレンスチェックを導入する

リファレンスチェックとは、候補者と一緒に働いたことのある第三者へ問い合わせを行い、候補者の人物像や働きぶり、勤務状況などの情報を取得することをいいます。書類や面接だけでは伝わりきらない候補者の魅力や能力、本当に自社にとって必要な人材かどうかを見極めるために導入される手法です。

リファレンスチェックの活用は、採用ミスマッチを防ぐだけでなく、候補者と企業のコミュニケーションやオンボーディングの質を高めることにも役立ちます。

リファレンスチェックは、候補者の承諾を得ることや、前職関係者へのアポ取りなども必要です。また内定後にリファレンスチェックを実施した場合は、候補者の経歴詐称や虚偽などの重大な理由がない限り、内定取り消しはできません。リファレンスチェックは導入までに注意すべき点は複数ありますが、軌道に乗せることができれば採用や人材育成の中でさまざまなメリットを発揮します。

関連記事：【企業向け】リファレンスチェックとは？リファレンスチェックのやり方と内容を解説

採用業務を効率化してリファレンスチェックで質の担保を

採用業務を効率化するにはさまざまな手法があり、企業の採用課題ごとにどの方法を取り入れるべきかが異なります。今回紹介した手法やツールをやみくもに導入してしまうと逆に工数が増え、効率化とは程遠い結果になることもあるでしょう。まずは自社の採用プロセスを見直し、ボトルネックを分析することから始めてみてください。

採用業務を効率化しながら採用の質も担保するには、リファレンスチェックの導入が欠かせません。候補者と一緒に働いていた第三者からの情報と面接評価を照らし合わせることで、採用ミスマッチのリスクを格段に減らすことができます。

ただ、リファレンスチェックは複雑でややこしい手続きが多いため、オンライン完結型のリファレンスチェックサービスを利用するのがオススメです。

オンライン完結型のリファレンスチェックサービスである「back check（バックチェック）」を導入した株式会社freeeでは、リファレンスチェックで候補者に向き合う工数を増やし、採用の質改善に成功しました。企業カルチャーにマッチする人材採用を実現しています。採用担当者によれば、“back checkでリファレンスの質を下げずに90%の効率化ができた” とのこと。

「候補者といかに向き合うか」freeeが目指す究極のカルチャーフィット採用

今後の採用現場においてリファレンスチェックは必須です。少ない工数でリファレンスチェックが実施できるback checkの導入を、ぜひ検討してみてください。