採用失敗の責任は？「採用ミス」を生まないための方法と考え方
採用の失敗、すなわち「採用ミス」とは、スキルや経験が明確に不足している人や、周囲の業務に悪影響を及ぼしてしまう人を採用してしまうことを指します。
また、採用された社員が入社後すぐに退職してしまった場合も「選考時点で早期退職のリスクを見抜けなかったのか」と責任の所在が問われることもあるでしょう。
採用ミスの責任がどこにあるかを探す前に、そもそもの心構えや体制を見直すことで、これから起きうる採用ミスのリスクを減らすことができます。
この記事では、採用ミスを生まないための採用の仕組みの作り方や考え方を紹介します。
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目次
採用ミスの責任は人ではなく体制にある
もし現在、採用失敗の責任が特定の個人に向いてしまっているようであれば、そもそもの採用体制自体に失敗の原因で潜んでいると考えたほうがいいかもしれません。
たった1人で採用の全てを担っている場合を除き、採用の合否は複数の社員の総意のもと決定するのが適切です。どのような人が自社で活躍できるのか、多くの意見を持ち寄って判断する方が、偏りの少ない採用を行うことができるためです。
しかし、採用に携わる全ての人が、1人の候補者の面接に参加するのは非常に工数がかかります。また、採用する側も人間ですから、全ての面接に全く同じコンディションでのぞむのは難しいでしょう。
そのため、誰がどんな状況で面接をしても、会社として正しい判断ができる採用体制を作ることが、採用失敗の責任を生まないためには必要です。
採用ミスが起きてしまう原因
採用ミスの原因は人ではなく体制にあると上述しましたが、採用体制のどの部分に課題があるかを考える必要があります。
よくある採用ミスの原因をご紹介します。
必須スキルなどの人材要件が適切ではない
採用ミスの原因の一つに、求める経験やスキルといった人材要件が誤っていることが挙げられます。
具体的には、以下のような採用ミスをしてしまった場合、そもそもの人材要件が不適切である可能性があります。
入社した人が、想定よりもかなり手前の段階の業務でつまずいてしまった
求人票の必須スキルを、実際の業務で発揮する場がない
このような場合は、求人票で提示すべき必須スキルが欠けていたり、不要なスキルを必須としてしまったりしているかもしれません。
現場と密なコミュニケーションを重ね、人材要件の見直しを行いましょう。
自社のカルチャーにマッチする人物像が不明瞭
求人票の人材要件は適切でも、カルチャーフィットするかといった点での見極めが抜け落ちていると、採用ミスを生んでしまうかもしれません。
「自社のカルチャーにマッチするのはどのような人物か？」といった点が不明瞭なまま採用をしてしまうと、以下のような失敗を招く可能性があります。
コミュニケーションの取り方が既存社員と異なり、不和を生んでしまう
チームメンバーと相性が悪く、居づらさを感じてしまう
採用ターゲットの人物イメージがはっきりしていないことが原因で、人間関係から生じるトラブルが起きてしまうかもしれません。
候補者のスキルや人柄を見極められていない
求める人物像が明確でも、選考で候補者を適切に見極められないと、採用ミスを生んでしまいます。
候補者を適切に見極められない理由にはさまざまなものがありますが、面接官によって面接内容や評価基準がバラバラであることも、原因のひとつです。
面接官によって、面接の経験値の差や得意・不得意はありますし、もちろんその日のコンディションも異なります。
そうした差異を考慮せずに、面接官に面接の進め方や評価手法を一任してしまうと、以下のような採用ミスを起こしてしまう可能性があります。
面接では必須スキルを満たしていると判断したが、実際には不足している
入社した人の自社への理解や認識に差があったり、誤解がある
面接内容や評価手法に差があることで、スキル不足の人を採用してしまったり、自社を正しく理解しないまま入社して早期退職に繋がってしまったりするかもしれません。
採用ミスを生まないための心がけや考え方
採用ミスを生まない体制を作るために、前提として持っておくべき心がけや考え方を紹介します。
自社に最適な採用要件を設定する
採用ミスのリスクを下げるためには、自社にとって最適な採用要件を定めることが重要です。
当たり前に感じられるかもしれませんが、採用までの期限や予算、競合他社の募集要件などを意識しすぎると、自社にとって必要な要件を見落としてしまうこともあります。
「競合がこういう条件で募集しているから」「前はこの条件で取れたから」などの、採用市場の相場観や過去の実績ではなく、現在の自社状況を深く見つめて、最適な採用要件を決めましょう。
入社後に任せたい業務だけでなく、用意できる育成体制や一人前になるのに期待する期間なども明確にすることで、入社後のギャップの少ない人材採用を目指すことができるでしょう。
客観的な指標を用いて採用判断を行う
採用ミスを防ぐためには、合否を判断するための指標に客観性を持たせることが重要です。
客観性のある指標を用いて選考を行うことで、誰がいつ面接をしても、同じ評価・判断をしやすくなるためです。
適性試験などの数値で結果が分かるものは明確に客観性が高いですが、面接の評価項目を具体的にするだけでも、主観を除きやすくなります。
例えば、「積極性を感じられるか」という評価項目だと、面接官によって「どんな行動の、どの程度の行動に積極性を感じるか」は異なります。そもそも「積極性」という言葉の捉え方も人それぞれでしょう。
面接官によっては、どうやって積極性に関する情報を引き出せばいいか困ってしまうかもしれません。
「積極性を感じられるか」という評価項目をより具体的にし、「業務で自ら発案をし、最後までやり遂げた経験があるか」などといった内容にすれば、仕事上での具体的なエピソードを掘り下げ、判断を行えばいいということが分かります。
該当のエピソードの有無で判断すれば良いので、評価も客観的に行いやすくなるでしょう。
このように客観的な評価指標であれば、面接官が誰であっても、候補者から判断に必要な情報を引き出しやすくなるでしょう。
1人の候補者の採用判断に携わる人間を増やす
採用ミスを生みにくい体制を作るためには、採用フローに複数人の視点を組み込むことが重要です。
特に、さまざまな職務に携わる人の視点を組み込むと良いでしょう。
具体的には、以下のように携わる職務によって、採用で意識しやすい視点は変わります。
現場の視点：業務に必要なスキルを持っているか。チームの雰囲気との親和性。
経営者の視点：会社のミッションや長期的なビジョンへの親和性。
人事の視点：会社風土にあうか。馴染みやすい社員の特徴との合致度。
このように、複数の視点を採用判断に組み込むことで、自社に適した人材を採用しやすくなるでしょう。
採用ミスを生まないための具体策
採用ミスを防ぐための対策を紹介します。
よくある採用ミスのケースを押さえながら、自社の採用で同じミスを犯さないように、適切な採用プロセスを確立しましょう。
実際の業務を深く理解し、採用要件を現場とすり合わせる
明確に採用が失敗したと感じられるケースの一つに、現場に配属された入社者のスキルが明確に不十分だった場合が挙げられます。
そうした採用ミスが起きるときは、採用担当者が現場の業務をきちんと理解しきれていないまま、採用要件を決めてしまっていることが多いです。
採用要件は、人事が現場にヒアリングをしながら作成することがほとんどです。
現場の担当者にヒアリングをする際、チーム内でのみ使われている用語や、曖昧な表現が出てくることもあるでしょう。
例えば、「簡単なメール作成業務」と言っても、共通のメールテンプレートがあり一部の数値や名詞を変えるだけでいい場合と、短文だけれども自ら文章を考える必要がある場合とでは、求めるスキルが変わってくるでしょう。
採用要件を決める際は、曖昧な表現をそのままにせず、実際の業務が具体的にイメージできるくらい具体的にヒアリングをすることをおすすめします。
求める人物像を言語化・具体化する
「経験やスキルは十分だけれど、チームメンバーとの相性やコミュニケーションの取り方が合わない人を採用してしまった」という採用ミスの原因は、求める人物像の具体的なイメージが面接官の間で共有できていないことにあるケースが多いです。
「会社や配属されるチームと相性の良さそうな人柄である」といった人物像に関する定義は、端的に言語化することが難しいですが、入社後に良いチームワークを築き、定着してもらうために重要なポイントです。
人柄も含めた採用ターゲットの言語化は、シンプルにする必要はありません。
むしろ長文になってもいいので、誰が見ても同様の人物像をイメージできるようにしておくことがポイントです。
具体的には、以下のように「こういう時に、このように振る舞うタイプ」といった言語化をしましょう。
新しい施策が出た時に「いいですね！」と盛り上げてくれるようなタイプ
資料の数値ミスや文章の誤字などがなく、書類の提出納期もしっかり守れるタイプ
共通の認識が持てるようであれば、「⚫︎⚫︎チームの⚫︎⚫︎さんのような雰囲気の人」など、具体的な社内メンバーを例に挙げるのも一つの具体化の方法です。
きれいな言葉でまとめるよりも、面接官同士のイメージの齟齬を減らすことを目的に、求める人物像の言語化・具体化をしましょう。
評価項目や質問例を整備する
面接の評価項目や質問例を、事前に整備し共有しておくことも重要です。
採用人数が多い場合など、普段面接官をしないメンバーが面接を担当するケースでは、そもそもどうやって面接を行えばいいのか、ノウハウ共有がしづらいことがあります。
面接官が自分の判断に自信がないと、不採用のジャッジをする判断ができず、とりあえず合格にしてしまうこともあるでしょう。
また、どんな質問をすれば良いかわからず、面接に関係のない質問をして、候補者の入社意欲を下げてしまうリスクもあります。
適切な採用体制を作るためには、その面接官が判断すべき評価項目と、判断するための情報を引き出しやすい質問例を、面接官に共有することが重要です。
例えば、評価項目が「現場で必要なパソコンスキルを持っているか」であれば、「メールは1日何通くらい作成していますか」「Excelの関数は何が使えますか」といった質問例を用意しておきましょう。
候補者を多面的に評価できる選考プロセスを用意する
採用においては、一人の候補者をさまざまな側面から見て、総合的に内定を出すか判断する必要があります。
面接での受け応えのみで候補者を判断してしまうと、入社してから「面接での雰囲気と全然違う人柄で、チームと合わなかった」「プロジェクトリーダーの経験が豊富にあると言っていたが、思うようにリーダーシップを発揮してくれない」といったミスマッチが起こるおそれがあります。
複数回の面接の中で、人事や経営層など異なる立場の人に面接官を担当するだけでなく適性診断や選考課題などを設け、面接以外の方法でも候補者を評価できるようにするのが望ましいでしょう。
候補者を多面的に評価するには、リファレンスチェックも有効です。
リファレンスチェックとは、候補者と一緒に働いたことがある第三者から、候補者の働きぶりや人柄などをヒアリングする手法です。
面接では見抜くことが難しい、候補者の飾らない姿を知ることで、採用ミスのリスクを減らすことができるでしょう。
また、過去のプロジェクトにおける立ち位置や、候補者の保有するスキルレベル、勤務態度なども併せて確認することができます。
採用ミスのリスクをリファレンスチェックで減らそう
採用ミスの責任を個人に負わせないためには、適切な採用体制を確立することが重要であることをお伝えしました。
採用ミスのリスクを減らすためにも、求める人物像を明確にし、面接官に評価項目と質問例を共有して、できるだけ客観的な判断ができるよう努めましょう。
とはいえ、一般的に1時間程度の面接の中で候補者の合否を判断しなければならない面接官は、採用判断に対して不安や責任を感じやすいものです。
また、面接だけで候補者の本当の姿を知るのは、非常に難しいというのも事実です。
面接だけでは分からない候補者の働く姿を知る方法として、リファレンスチェックが注目されています。
候補者を良く知る第三者からの評価を採用判断に用いることができるので、入社後の働きぶりのイメージを持ちやすくなるだけでなく、採用に対する責任負担を面接官と分散することができます。
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back check magazine 編集部
リファレンスチェック/コンプライアンスチェックサービス「back check」が手がけるコラム「back check magazine」の編集部です。採用担当のみなさまに向けて、役に立つ情報を発信していきます。
