採用活動とは？採用活動の基本と成功のための5つのステップ、最新トレンドを解説
「採用担当になったので、採用活動の概要を学びたい」
「自社の採用活動がうまくいっていないので、改善したい」
今この記事を読んでいるあなたは、きっとこのような思いを抱いているのではないでしょうか？
労働人口不足が深刻な現代において、人材確保はどの企業にとっても、優先順位の高い課題です。採用活動の成功いかんで、企業の存続が左右されると言っても過言ではありません。
ですが採用活動の成功とは、具体的にどのようなことでしょうか？採用活動の根本の目的を知ることで、答えは明確になるでしょう。
この記事は採用活動の基本をご紹介し、さらに採用活動を成功に導く5つのステップと、採用活動の最新トレンドを解説しています。自社の採用活動を成功させるために、ぜひご参考にしてください。
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目次
採用活動とは
採用活動とは、企業が自社の目標や成長戦略に沿った人材を獲得するために行う一連の活動やプロセスを指します。
イメージしやすい面接や求人の出稿といった工程以外に、求める人物像の定義や採用人数・時期・予算などを決める計画立案から、採用した人材の入社後フォローまでの活動が含まれます。
採用活動の目的とは？
新たな人材を自社に迎え入れるための「採用活動」ですが、その根本の目的とは一体何なのかをまずは確認しましょう。
企業のビジョンや理念を実現するため
まず一つ目に採用活動とは、企業の目的や目標を達成するための一つの方法であり、「必ずしも人が少ないから行うものではない」という大前提を認識することが大切です。仮に自社の問題として人手不足が挙がる場合、作業工程の見直しやシステム化、人員配置の見直しなどで、採用活動よりもコストを抑えることで問題を解決する方法もあります。
それでもやはり事業を推進して目標やビジョンの達成を目指すために新しい人材が必要だという判断をした場合に、採用活動を行います。新しい人材を採用するという手段が目的になってはいけません。
企業の抱える問題を解決するため
2つ目の目的は、企業が抱える問題を解決するためです。
抱える問題によって事業が推進できない、目標の達成が困難であるといった場合に、それを解決する手法の一つとして採用活動が存在します。例えば現在不足しているスキルを補うために、スキルを持った新たな人材を迎えるといった具合です。
この時に大切なのが、漠然と優秀そうな人材を探すのではなく、自社の達成したい目標から逆算してどのような人材の採用が問題解決の最善手なのか、また、今もしくは将来必要な人材はどんな人物なのかを明確にできているかどうか、ということです。
採用活動を成功に導く5つのステップ
採用活動の目的を理解した上で、ここからは採用活動に取り組む際のステップを5つに分けて解説します。
自社の現状と課題を分析し、必要な人材を明確化する
まず最初に、達成したい目標やビジョンと照らし合わせた自社の現状と問題を分析した上で、採用活動のターゲットとなる人材のモデルを明確に定義します。地図に例えるなら目的地と現在地を把握し、到達するための手段を検討する段階だと言えるでしょう。
企業理念や経営目標といった大きなゴールの実現にだけ捉われてしまうとターゲットも曖昧になってしまうので、最終目的地に向かうための「マイルストーン」を細かく設定することで、具体的なモデル設定が可能になります。
組織についても、部署ごとに適する人材は違うでしょう。それぞれの部署で求められるスキル、キャラクター、どのような人が成果を出しているのかなど多面的に分析し、必要な人材を定義していくことが最初のステップです。机上の空論とならないよう、現場の責任者や経営陣とも求める人材のイメージをすり合わせることがポイントです。
求める人物像が定義出来たら、選考で評価できる形に落とし込む必要があります。候補者を評価する項目を言語化し、採用基準を作成しましょう。
関連記事：採用基準とは？決め方や注意点、最適な人材の見極め方について解説
経営陣や現場社員と連携しながら、採用計画を立案する
次のステップでは会社の年間スケジュールなどを見ながら、採用計画を立案します。以下の4点が主に検討すべき軸になります。
採用活動に携わるのは誰か？
（採用担当者、経営陣、現場社員）
採用目標人数は？雇用形態は？
（正社員/パート・アルバイト/業務委託）
採用活動の対象は？行う時期や期間は？
（新卒/第二新卒/中途、経験/未経験、一括採用/通年採用）
採用手法は？
（自社/外部、説明会開催/情報誌/WEB、コスト）
採用活動を行う上での必要な要素を一つひとつ分析して決定していきましょう。
以下の記事では様々な採用手法をまとめてご紹介しています。採用計画の参考にご確認ください。
関連記事：【2025年最新版】採用方法・種類18選！中途・新卒採用のトレンドも紹介
また、採用後に内定者を迎え入れるための体制や教育についても、ここで計画しておくのが良いでしょう。採用することにゴールを置かずに、採用後の教育と定着のためのゴールを段階的に設定しておくことが大切です。採用した候補者が期待通りに活躍してくれるようになった時、採用活動は成功したと言えるでしょう。
【お役立ち資料】中途入社者の早期活躍を促進し定着率を向上させるオンボーディング実践例
募集活動と採用選考
計画立案が完了したら、その計画通りに実行に移します。
多くの場合募集活動と採用選考が同時進行で行われます。新卒採用でも中途採用でも大切なのは、採用計画に対する進捗や効果を定期的に確認することです。進捗を確認する中で「このペースでは想定の採用人数に満たない」と判断した場合、例えば以下のような内容を振り返り、優先して改善すべき点を探します。
説明会は計画通りに実施できたのか、予想した人数は集まったのか。集まらなかった場合、なぜか。
求人情報を掲載したホームページの閲覧数はどのくらいなのか。内容はこのままでいいのか。
どの媒体からの応募が多いのか。
実際の候補者と定義したモデルとのギャップはあるのか。求人票の内容を改善することで求める人材に近い候補者が集まりやすくなるのではないか。
このように、それぞれのプロセスの分析を繰り返しながら必要に応じてブラッシュアップすることで、採用目標の達成を目指します。説明会を複数回行うのであれば、参加してくれた候補者にアンケートをとるなど、回を追うごとにより良いものにしていきましょう。
また、候補者が集まったら採用計画で決定した人数になるように、面接などで採用する人材を絞り込んでいかなければいけません。見極めるポイントについては以下の記事をご参照ください。
関連記事：採用における見極めとは？採用において人材を見極める方法とポイント
内定辞退対策と内定者フォロー
採用したいと思う人材と巡り会えたら、内定を出します。その際に大切な二つのことが「内定辞退対策」と「内定者フォロー」です。
まず内定辞退対策とは、内定を出すまでの選考プロセスで行うべき対策です。ここでは2つの対策方法を紹介します。
自社について明確に候補者へ発信する
働く上での業務内容や条件、福利厚生についてはもちろんですが、自社が今後目指すビジョンや現場の課題、現在採用活動をしている背景などを発信することも大切です。
この記事でここまで述べてきたように、採用活動は企業の存続のために非常に大切な取り組みです。なぜ今候補者と向かい合って選考プロセスを進めているのかという理由を熱量を持って伝えてこそ、候補者も自身の志望理由の「答え合わせ」をすることができます。あらゆる面での採用後ミスマッチを防ぎ、とことん掘り下げて定義した「自社に適した人材」の採用を実現するために、欠かせない対策であり、企業の「責任」と言えるでしょう。
候補者の印象に残るような内定出しを行う
シンプルな書類のやり取りでも内定を伝えることはできますが、それ以外にも方法は様々あります。電話で熱量を持って伝える、会社に来てもらい大勢で歓迎する、或いは訪問するなど、内定出しとは「あなたが必要です」と伝えることであり、誰が伝えるのかも大切です。
あなたが必要な「理由」を伝えることも大切です。恋人が自分の何を好きでいてくれるのかを知りたいように、候補者はなぜ内定をもらえたのかを知りたいものなのです。どこを評価され、どんな期待をされているかを知ることは候補者のモチベーション向上にも繋がるでしょう。
次に内定者フォローとは、内定出しから入社までの期間で行う行動です。こちらも2つの例を紹介します。
既存社員との交流機会を設ける
既に働いている従業員と交流の機会を作ることが有効です。例えば社内でも優秀な既存社員と交流してキャリアパスや将来像をイメージさせたり、年が近く年次が浅い社員と交流して不安を解消する場を設けることが有効です。
無理に会社に招待せずとも、オンラインでの交流が可能な場合もあるでしょう。
内定者の交流会、懇親会を行う
内定タイミングが近く同期になり得る候補者が複数いる場合は、交流会や懇親会などのコミュニケーションの機会を作ることも有効です。新たな環境に飛び込む際は多少なりとも不安がある中で、自分と近い存在がいることは助けになるものです。「同期の絆」が生まれ、入社を決断する後押しになってくれる場合もあるでしょう。
ただ、内定者同士のタイプが合うのかどうかなどを考慮することは必要でしょう。
また、候補者が内定を承諾した場合には入社までの準備が滞りなく進むようにサポートすることも重要です。必要な書類の案内、入社までにできる勉強の紹介、入社後に困らないように備品や環境を整えるなども、候補者が気持ちよく働き始めることができるかどうかを大きく左右するので注意が必要です。
入社後フォロー
内定出しをした候補者が無事に入社を決断してくれた後には、入社後のフォローが必要不可欠です。定期的な面談やメンター制度の実施、歓迎会を開くなど、新入社員をサポートする環境を整えましょう。
定着し、活躍するためのスモールゴールを設定し、定期的なフィードバックで進捗を確認することで、新入社員自身が明確な目標を持って業務に打ち込めるサポートをすることが大切です。
関連記事：オンボーディング施策とは？目的や実施方法、成功のための9つのポイントを解説
これまで解説してきた5つのステップ全てを「採用活動」といいます。各プロセスで定期的に見直しと改善を行うことで、自社にとって良い採用活動を継続的に行うことができるでしょう。
採用活動の最新トレンド
最後に、採用活動の最新のトレンドを紹介します。現代ならではの4つのトレンドについて解説しますので、自社に合う手法があればぜひ取り入れてみてください。
オンラインでの採用活動
まずはオンラインで完結する採用活動です。コロナ禍を経てリモートワークが広く普及したことは、採用活動にも大きな影響を与えました。
オンラインでの会社説明会や面接は、企業と候補者双方にとってコストや時間の削減に繋がります。また、海外も含めた遠方からも容易に応募を募ることができるようになりました。
最終面接のみ会社訪問を設定する企業が多いですが、今後はオンライン化がさらに加速していくことが予想されます。希望者に限り対面での面接や会社訪問を実施するといった、候補者に寄り添った採用活動のスタイルが広がっていくでしょう。
先にも述べたように、内定後のフォローもオンラインの普及によって容易になったのは採用活動をする上で大きなメリットです。新卒、中途いずれの採用シーンでも有効に活用できるでしょう。
関連記事：オンライン採用を成功させる方法とは？導入する際のメリットや課題を総まとめ
SNSを使った、積極的な情報発信
インスタグラムやTikTokなどを使って、企業のリアルな日常を発信する手法も増えてきました。同僚になる可能性がある人の顔が見えたり、実際の働く様子を見ることができるのは、候補者の入社後イメージを膨らませるのに有効です。
SNSは拡散力が非常に高いので、不特定多数の閲覧者に向けて自社の情報を発信することができます。その分発信する内容には注意しなければなりませんが、うまく活用すれば多くの候補者の関心を引き寄せることが可能でしょう。特に新卒学生などの若い世代はSNS利用率が高いので、新卒採用に活用できそうですね。
ダイレクトリクルーティング
ダイレクトリクルーティングとは、企業側が候補者を直接スカウトをする「攻め」の採用手法で、SNSや企業イベントを通じて候補者と直接やり取りをしたり、人材会社が有する人材データベースを活用して候補者へスカウトを送る方法が代表的です。
人材獲得の競争が激化している現代においては、従来のように求人情報を掲載して募集をかける「待ち」の手法は通用しないケースが増えてきています。ダイレクトリクルーティングは広告掲載などに比べると採用担当者の負担は増えますが、欲しいと思った人材に直接アプローチできるので採用コストをおさえることが可能です。
専門性が高い人材や、管理職候補となるような人材へのアプローチに効果を発揮するので、中途採用と親和性が高いと言えます。
リファレンスチェックを用い、候補者について入社前に把握する
最後にリファレンスチェックを用いる採用手法です。
採用活動は、設定した求める人物像を採用でき、実際に期待通りに活躍してくれることで初めて「成功した」と言えます。しかし、書類選考や面接時の限られた情報で候補者を見極めきることは簡単ではありません。候補者が本当に自社が求める人物像であるかを見極める助けとなるのがこのリファレンスチェックという手法です。
リファレンスチェックとは、候補者が以前勤めていた会社の同僚や上司から、働いていた時の様子や経歴について尋ねる手法です。加えて候補者本人が自覚していない候補者のキャラクターや、どのような環境で成果を出せるのか、逆にどのような状況が苦手なのかなどを第三者の客観的な意見としてヒアリングすることが可能です。
候補者と自社とのマッチングを図るためには非常に有効な手法で、中途採用のシーンで主に効果を発揮するでしょう。最終面接の前の採用フローに取り入れることで、候補者の本質を知り見極める際の助けとなります。
以上、4つの採用手法のトレンドを紹介しました。自社の採用手法の改善のために、参考になるものがあればぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか？
採用活動の成功にはback check
採用活動の目的を理解し、自社の現状と向き合うことが採用活動を成功に導くための第一歩です。そして、その先にあるゴールを見失ってはいけません。この記事で紹介した5つのステップを辿ることで、読んでくださったあなたの会社の採用活動が成功につながることを祈っています。
採用手法のトレンドの一つとして、リファレンスチェックをご紹介しました。採用活動成功のためには、まず自社の求める人物像を明確にすることが大切です。リファレンスチェックを実施し、候補者に対する第三者のリアルな意見を踏まえて本当に自社の求める人物像であるかを見極めましょう。
back check株式会社が提供するオンライン完結型のリファレンスチェックサービスback check（バックチェック）は、候補者の同意を得たうえで情報を登録し、過去一緒に働いた元上司や同僚から評価レポートを取得することができます。全ての手続きをオンラインで完結することができるため、採用活動の効率を落とさず、候補者の見極め精度を高めることが可能です。候補者のデリケートな個人情報についても、万全のセキュリティが整っているので安心して管理可能です。
この機会にぜひ、back check株式会社のback checkの導入をご検討ください。
back check magazine 編集部
リファレンスチェック/コンプライアンスチェックサービス「back check」が手がけるコラム「back check magazine」の編集部です。採用担当のみなさまに向けて、役に立つ情報を発信していきます。
