リファレンスチェックは違法？法に抵触する行為や注意点などを解説
中途採用の選考において、面接や書類だけで候補者を見極めることは簡単ではありません。
・実は問題を抱えている人物を、そうとは知らずに採用してしまった
・採用した社員が早期離職してしまい、新たに人を採用しなければいけなくなった
といったトラブルが起きるケースも少なくありません。
このような課題を解決する為に、候補者と企業のミスマッチを避ける目的でリファレンスチェックを実施する企業が増えています。ただ、リファレンスチェックを行うことで個人情報に関する法律に抵触するのではないか、と不安に思う採用担当者は多いです。
本記事ではリファレンスチェックや、その他の採用調査を実施する上で配慮する必要のある法律や注意点について解説します。
目次
リファレンスチェックとは
リファレンスチェックとは、中途採用の選考において、候補者の実績や在籍期間、人物像などを前職や現職で一緒に働いている第三者から取得することです。書類や面接ではわからない情報を第三者から得ることで、企業の採用におけるリスクを軽減することが主な目的となります。
リファレンスの主な依頼先（本記事内では推薦者と呼びます）は、前職や現職の上司・同僚・部下です。候補者から了承を得た上で、企業もしくは委託された外部業者が、直接電話やメールなどで推薦者にヒアリングします。
リファレンスチェックを実施するタイミングは企業によって異なります。内定の前後に本当に採用して問題がないか、最終確認のために行われることがほとんどです。
リファレンスチェックに違法性はあるか
リファレンスチェックをする際に気をつけなければならないのが、個人情報保護法に抵触していないかという点です。
個人情報保護法(※1)第23条には、第三者は本人の同意なしに個人データ(※2)を提供してはならない旨が記載されています。つまり、リファレンスチェックを実施することについて候補者本人に事前の同意を得なければ違法になります。
実際に、候補者本人の同意が確認できない限り情報提供を拒否するよう、企業内で指導されていることも多いです。
※2 個人データ...個人情報取扱事業者が管理する「個人情報データベース等(個人情報を含む情報の集合体を、コンピュータを用いて検索できるように体系的に構成したもの)」を構成する個人情報です。個人情報データベース等から紙面に出力され、印字された個人情報や、個人情報データベース等から外部記憶媒体に保存された個人情報などが該当します。
採用調査全般を規制する法律とは
リファレンスチェック以外にもバックグラウンドチェックなど、さまざまな採用調査があります。しかし、職業安定法(※3)第5条の4では、「採用活動において個人情報を収集する際は、収集できる情報に制限がある」として採用調査における収集情報について制限しています。
また厚生労働省の指針では、以下の個人情報の収集は、本人の同意を得るか、本人から直接情報提供がない限り原則認められないとしています。
1. 人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項
家族の職業、収入、本人の資産などの情報。容姿、スリーサイズ等差別的評価につながる情報。
2. 思想及び信条
人生観、生活信条、支持政党、購読新聞・雑誌、愛読書に関する情報。
3. 労働組合への加入状況
学生運動や消費者運動、労働運動、その他の社会運動（活動歴も含む）に関する情報。
違法性のないリファレンスチェックを実施するには？
違法性が無いようにリファレンスチェックを実施するには、下記の正しいフローに基づく必要があります。
候補者にリファレンスチェック実施の同意をとる
本人から推薦者を指定してもらい実施する
リファレンスチェックを行う際は、個人情報保護法や職業安定法に抵触することが無いよう情報を取得することが重要です。
1. 候補者にリファレンスチェック実施の同意をとる
候補者が「リファレンスチェック」を知らない可能性もあります。まずは、実施の目的や調査方法を分かりやすくまとめたものを候補者に渡しましょう。その後、実施するリファレンスチェックについて、十分な理解と実施への同意を得てください。
また企業が、調査会社に調査を委託するケースもあるでしょう。調査の委託先に候補者の情報を提供することについても候補者本人から同意を得る必要があります。 候補者から取得した同意のエビデンスは、必ず保管することを忘れないようにしましょう。
2. 本人から推薦者を指定してもらい実施する
同意を得た後に、リファレンスチェックをお願いする推薦者を選んでもらいます。推薦者が確定したら、電話番号やメールアドレスなどの情報を提供してもらい連絡をします。
推薦者の個人情報もまた、同意なしで教えてもらうことはできません。推薦者に対しても、候補者と同じようにリファレンスチェックについて丁寧な説明を行う必要があります。推薦者が疑問や不信感を抱かないようにすることが重要です。
リファレンスチェックを拒否された場合の対処法
同意のないリファレンスチェックは違法行為になるので、拒否された場合は違った形で情報収集をしましょう。卒業証書を提出してもらったり、別の採用担当者が再度面接して内容に誤りがないか確認するなど、さまざまな対処法があります。
また、拒否する理由によっては、柔軟に対処することで、リファレンスチェックの同意を得られることもあります。例えば拒否する理由が、今の職場に転職活動を知られたくないというケースもあるでしょう。この場合、推薦者を今の上司や同僚以外の第三者にすることで、同意を得られるかもしれません。
リスク管理の観点から、リファレンスチェックを必須としている企業は少なくないでしょう。しかし、候補者の中にはどうしても拒否せざるを得ない場合もあります。企業は候補者の事情も把握した上で、採用・不採用を決めなければいけません。
関連記事：リファレンスチェックは拒否できる？断られる理由と企業側の対策を解説
リファレンスチェックでトラブルを避けるための注意点
候補者本人の同意を得て違法性がないとしても、注意をしなければトラブルや問題になるケースがあります。例えば、内定後にリファレンスチェックを実施し、内定を取り消す場合です。
面接や選考書類の情報に虚偽が見つかった場合、その内容によっては内定の取り消しを検討するでしょう。しかし、内定を出した時点で候補者と企業の間には、労働契約が成立したとみなされます。契約を解除するためには、重大な経歴詐称があったなど合理的な理由が必要になるのです。
つまり、リファレンスチェックで虚偽が見つかったからといって、どのような理由でも内定を取り消せるわけではありません。万が一、虚偽が見つかり内定の取り消しを検討する場合は、その都度、法律の専門家へ相談することをおすすめします。
採用調査全般でトラブルを避けるための注意点
企業が調査会社に調査の代行を依頼し、調査会社が職業安定法に反して情報収集した場合、調査会社の不適切な情報収集によって、依頼元の企業に責任が及ぶ可能性があります。
また、本人に無断で候補者の情報を調査会社に提供することは、個人情報保護法で禁止されています。調査の委託先についても候補者に知らせなければいけません。
候補者の現職の勤務先に、調査の電話をかけたことで転職活動がバレることもあります。たとえ候補者本人から調査の同意を得ていても、不用意に電話をかけるのはおすすめしません。現職の関係者に転職活動がバレて、トラブルが起きるなどの事例もあります。その後、転職しづらくなった候補者から内定が辞退されてしまう可能性もあり、適切な調査方法とはいえません。
SNSで知り合い伝いにリファレンスチェックを実施するのは違法？
FacebookやTwitterなど、SNSを活用したリファレンスチェックは違法行為に当たりやすいです。候補者の同意なくSNSでリファレンスを取得したり、候補者のアカウント情報を無断で閲覧する行為は、プライバシーの侵害や個人情報保護法に抵触する可能性があります。
職業安定法で収集が制限されている情報を、意図せずに入手してしまうおそれもあります。トラブルに発展する可能性があるので、SNSでのリファレンスチェックは控えるべきでしょう。
リファレンスチェック後の内定取り消しは可能？
結論から言うと、内定取り消しが認められる場合と認められない場合があります。ポイントは、リファレンスチェックの結果内容です。それぞれどのような結果が出ると内定取り消しの可否が決まるのか、幾つかのケースをご紹介します。
内定取り消しが認められやすいケースは、下記の通りです。
学歴詐称・経歴詐称
申告していた職務内容がまったく違う
自己アピールの内容が過剰評価しすぎていた
前職で重大な懲戒処分を受けていた
反社とつながっていた
履歴書や面接などで伝えられていた内容と事実が大きく異なる場合、内定取り消しが認められる可能性は高くなります。
そして、内定取り消しが認められにくいケースには、下記のものがあります。
懲戒免職などではなく、単に前職を解雇されただけ
面接時の印象と実際の印象が若干違う
候補者は採用されたいがために、自分を良く見せようと話を盛ることもあるでしょう。しかし、それだけでは内定の取り消しを行うのは難しいです。企業はこのようなトラブルを防ぐためにも、リファレンスチェックを行うタイミングにも気を配る必要があります。
関連記事：リファレンスチェックが原因で選考に落ちることはある？目的や確認項目を解説
リファレンスチェックサービスを上手に活用する方法
リファレンスチェックを適切かつ効率良く実施するためにも、代行サービスを利用するのがおすすめです。採用担当者の負担軽減につながるだけでなく、長年リファレンスチェックに携わってきたプロの意見も聞けます。参考になることが多く、候補者の本質をより見抜きやすいです。
リファレンスチェックサービスを上手に活用する方法としては、下記のポイントがあります。
採用業務効率が上がるサービスを選ぶ
入社後はマネジメントの参考にする
リファレンスチェックサービスは多数あるので、選ぶ際の参考にしてください。
採用業務効率が上がるサービスを選ぶ
リファレンスチェックは単にミスマッチを防ぐだけでなく、面接の質の向上にもつなげることができます。リファレンスチェックで得られた内容は、次回の面接で何を聞くべきか、何を掘り下げるべきかの質問事項をまとめるのに役立ちます。また第三者から得た有益な情報をもとに面接できるので、候補者の人物像を把握しやすいです。
例えば、独自のアルゴリズム分析を持つback check（バックチェック）では、結果報告だけでなく面接で確認すべき内容までサポートしています。採用業務に不安がある企業にとって、頼れる存在となってくれるでしょう。
入社後はマネジメントの参考にする
リファレンスチェックで得られた情報は、採用だけでなく入社後に役立てることもできます。前職ではどの部署で、どのような内容の仕事を担当していたのか、正確に把握できます。これらは、入社後に配属される部署、仕事内容を決める際に役立つ情報です。
またリファレンスチェックでは、前職での人間関係も把握できます。入社後は社員と良好な関係を築けそうか判断できるところも、重要なポイントです。人間関係や仕事内容のミスマッチは退職理由に挙げられやすいので、リファレンスチェックを上手く活用することで、退職リスクを低減できます。
まとめ：正しく行われたリファレンスチェックは違法行為にならない
個人情報保護法に抵触していなければ、リファレンスチェックが違法行為になることはありません。ただし、候補者の同意なく情報を集めたり、調査結果によって不用意な内定取り消しなどを行えばトラブルにつながりやすいです。
違法行為に当たらないように有益な情報を収集するのは非常に難しく、時間も労力もかかります。少しでも負担とリスクを減らすために、リファレンスチェックサービスを活用してみてはいかがでしょうか？
back check（バックチェック）では、違法行為に当たらない安心安全なリファレンスチェックを実施しています。法律に触れるリスクを気にせず、安心して利用できるリファレンスチェックサービスをお探しなら、ぜひback checkをご検討ください。
back check magazine 編集部
リファレンスチェック/コンプライアンスチェックサービス「back check」が手がけるコラム「back check magazine」の編集部です。採用担当のみなさまに向けて、役に立つ情報を発信していきます。
