目次中途採用の選考において、候補者の実績や在籍期間、人物像などを前職や現職で一緒に働いている第三者から取得するリファレンスチェック。書類や面接では分からない情報を第三者から得ることで、企業の採用におけるリスクを軽減するため導入する企業が増えてきています。しかし、候補者や推薦者の同意を得ることができなければ、リファレンスチェックを行うことはできません。現職の上司や同僚に秘密で転職活動を行ってる候補者や、「候補者に辞めてほしくない」などの理由で協力をしてくれない推薦者もいるでしょう。この記事ではリファレンスチェックを断られる理由や、断られた場合の対処法について解説します。リファレンスチェックを実施しても良いのか？そもそもリファレンスチェックを実施しても良いのか、不安を持つ人もいるでしょう。候補者に知らせた上で進める分には、個人情報保護法に抵触しないため問題はありません。ただ、候補者の同意を得ずに実施してしまうと違法となるため、注意が必要です。リファレンスチェックのやり方やパターンには複数の種類があります。違法となる条件とともに、詳しく見ていきましょう。リファレンスチェックの主なやり方全体の流れとしては、候補者に推薦者を紹介してもらう場合と、企業側が推薦者を探す場合の2パターンがあります。リファレンスチェックの主な実施方法は、書類形式とインタビュー形式の2つです。書類形式の場合は、推薦者に書類を渡し、回答を記入してもらった後に回収します。インタビュー形式の場合、採用担当者と推薦者が電話をするのが一般的でしたが、最近はWebシステムを使ったオンラインミーティングも増えています。関連記事：【企業向け】リファレンスチェックとは？リファレンスチェックのやり方と内容を解説勝手にリファレンスチェックを行うのは違法企業側が一方的にリファレンスチェックを実施することは、違法行為です。個人情報保護法23条には、「第三者が本人の同意を得ずに個人データを提供してはならない」と記されています。候補者本人にリファレンスチェック実施の同意を得ず勝手に行った場合、同法に抵触してしまうので注意してください。候補者に推薦者を紹介してもらうケースは、同法の抵触リスクはほぼありません。一方、企業側が推薦者を探すときには、適切なタイミングで候補者に知らせるよう徹底しましょう。参考：個人情報の保護に関する法律｜e-Gov法令検索関連記事：リファレンスチェックは違法？法に抵触する行為や注意点などを解説リファレンスチェックを行うタイミングは？リファレンスチェックを行うタイミングは基本的に内定を出す直前で、最終面接の前の段階で実施している企業が多いです。最終面接の候補者は数名程度に絞られているため、リファレンスチェックにかかるコストも削減できます。中には、内定が決まった後、最後の確認としてリファレンスチェックを行う企業もあります。ただ、内定後の実施は、書類の内容と面接時の印象などに大きな差が見られた場合に行われることが多いようです。【お役立ち資料】「リファレンスチェック入門」をダウンロードするリファレンスチェックは断られることもある。その理由は？リファレンスチェックが断られるケースは、大きく分けて以下の3パターンです。候補者本人から断られる推薦者から断られるリファレンス取得先の企業から断られるそれぞれ詳しく見ていきましょう。1. 候補者本人から断られるリファレンスチェックを依頼しても、候補者本人から断られてしまうケースがあります。候補者がリファレンスチェックを断る主な理由は、以下の通りです。回答を頼める人がいない回答を頼める人がいないという理由で、リファレンスチェックを断る候補者もいます。頼める人がいない理由としては、以下の3点が考えられます。現職の上司や同僚に転職活動をしていることを伏せている現職、前職の上司や同僚と良好な関係が築けていなかった前職で良くない辞め方をしているこれまでの職場で良好なコミュニケーションが取れておらず同僚や上司に気軽に頼みごとができない場合や、期待されたパフォーマンスが出せなかったり、トラブルを起こして信頼がない場合、推薦者を見つけられないことがあります。リファレンスチェックの実施可否により、「職場に信頼関係を築ける人がいたか」を知ることができるでしょう。ただ、前職で理不尽な扱いを受けていたり、転職経験が少なく推薦者を指定できないなど、やむをえない場合もあります。候補者からリファレンスチェックを断られた場合は、理由を詳しく確認しましょう。その理由に妥当性がある場合は無理にリファレンスチェックを強要せず、ケース面接やワークショップ面接など別の選考方法で評価を行うことをおすすめします。 リファレンスチェックができないことについて合理的な説明がつくのであれば、採用するリスクを考慮したうえで採用判断をしても良いでしょう。経歴詐称をしている場合候補者が書類や面接で虚偽の申告をしている場合、推薦者の回答から虚偽が発覚することを恐れ、リファレンスチェックを断る場合があります。虚偽の例は、以下の通りです。学歴を詐称している前職での実績を実際よりも過大に申告している前職で役職についていないのに、「役職についていた」と申告している不祥事やトラブルが原因で退職しているのにそのことを隠している前職で短期間で職歴していることを隠している【お役立ち資料】「20人に1人はいる、経歴詐称をしている人材の見抜き方」2.推薦者から断られる候補者が選んだ推薦者だからといって、必ずしも回答してくれるとは限りません。候補者と推薦者の関係性によっては回答を断られることもあります。推薦者が回答を断る主な理由は、以下の通りです。候補者に退職してほしくない候補者と現在一緒に働いている同僚や上司の場合、辞められると別の人員を採用をしなければならなかったり、候補者が優秀なため手放したくないなど、候補者に退職してほしくないことから、リファレンスチェックに協力したくないという場合があります。候補者との関係性が悪く、転職活動に協力したくない候補者から協力を依頼されたものの、「候補者との関係性が悪く、転職活動に協力したくない」という気持ちから回答を断ることがあります。転職の合否に関わる重大な情報提供に関わりたくない候補者にとって人生を左右する可能性のある転職活動において、自分の回答が参考情報になることの荷が重いと感じ、責任を回避したいという思いから回答を断ることがあります。忙しくて回答に協力する時間がない仕事や家事などで忙しくリファレンスチェックに協力する時間がつくれないため、回答を断ることがあります。リファレンスチェックは回答の信憑性と公平性を保つため、回答への報酬は発生しないのが基本です。そのため、「回答のためにわざわざ時間をつくりたくない」という推薦者も存在します。【お役立ち資料】リファレンスチェックにおける推薦者と候補者の本音3.リファレンス取得先の企業から断られる候補者が以前働いていた企業や組織にリファレンスチェックを依頼する場合、以下の理由から回答を断られることがあります。担当者が忙しく、回答をしている時間がない。「本人の同意を得ていれば、リファレンスチェックを実施しても問題ない」ということを知らない。本当に本人の同意を得ているかを確認する手段がない、あるいは確認に時間がかかってしまう。万が一本人の同意を得ていなかった場合の、個人情報流出のリスクを恐れている。候補者の退職について不満を感じており、心理的に回答したくない。業界内でリファレンスチェックが一般的になっていれば、当然のように協力をしてくれる可能性がありますが、リファレンスチェックが浸透していない業界の場合は、協力を得るのに苦労することがあるかもしれません。また、不用意にリファレンスチェックに協力しトラブルに発展してしまう…といったリスクを回避するため、人事部門に「リファレンスチェックは一律で断るように」と周知している企業もあります。リファレンスチェックを断られた場合の対処法リファレンスチェックができない候補者も存在する前提として、リファレンスチェックは強制できるものではないため、候補者によっては取得ができないことがあります。リスク管理の観点からリファレンスチェックを必須とするのであれば、リファレンスチェックを断られた場合は不採用とするしかありません。しかし、候補者によってはどうしても適切な推薦者を用意することができないという状況も考えられるため、候補者に事情を確認したうえで柔軟に対応する必要があります。現職の上司や同僚以外の第三者からの取得を依頼する現職の職場には転職活動を秘密にしており、リファレンスチェックを依頼することが難しいという状況は少なくないでしょう。推薦者は可能な限り「今」一緒に働いている現職の上司や同僚であることが望ましいです。しかし、どうしても依頼が難しい場合は、現職で以前一緒に働いていた上司や同僚に依頼してもらうと良いでしょう。複数回転職をしている方の場合、前職や前々職の上司であれば比較的取得がしやすいかもしれません。取得方法を効率化し候補者と推薦者の負担を軽くする推薦者の中には単純に業務時間中に電話をする時間が確保できない人や、回答のドキュメントを作成するのが煩わしい人もいます。リファレンスチェックの実施フローを効率化し、依頼者と推薦者の負担を減らすことで、回答を取得しやすくなるかもしれません。リファレンスの取得方法はこれまで電話やメールが一般的でしたが、最近ではWebシステムを使ったリファレンスチェックも増えており、オンラインで簡単に取得する仕組みも存在します。オンライン完結型のリファレンスチェックなら、back check（バックチェック） リファレンスチェック以外の方法で候補者を評価するどうしてもリファレンスチェックの実施が難しい場合、ワークサンプルテストや体験入社を行い、リファレンスチェック以外の方法で候補者を評価することもできます。ワークサンプルテストとは、候補者が入社後に担当する業務に近い業務をテストとして実施してもらい、その遂行能力を確認することです。通常、半日〜1日の体験入社や、課題を割り振り遠隔で対応してもらうことで実施します。企業は候補者の働きぶりを確認できますし、候補者も採用後の業務を体験することができるので、入社後のミスマッチの防止にも有効です。リファレンスチェックを実施する企業が知っておきたい注意点ここで、リファレンスチェックの実施企業が知っておくべき注意点について解説します。断られた場合は実施できない先ほど紹介したパターンのようにリファレンスチェックが断られた場合、無理に実施することはできません。ただ、候補者側にとっては経歴詐称が疑われるなどのデメリットもあり、よほどの事情がない限り拒否されないでしょう。現職の上司や同僚に報告せずに転職活動をしているなど、候補者の状況を考慮してあげることも大切です。リファレンスチェックを依頼された人が、忙しいなどの理由で回答を断る場合もあります。そういった可能性も考慮して、複数の推薦者をピックアップしておくと良いでしょう。内定取り消しには要注意内定後にリファレンスチェックを実施する際は、内定取り消しに注意が必要です。内定通知書を発送する時点で労働契約が存在し、法的な効力が発生します。つまり内定取り消しは解雇とほぼ同義であり、企業側が内定取り消しをするためには一定の条件を満たす必要があるのです。リファレンスチェックの結果を理由とした内定取り消しは、原則難しいでしょう。ただし、新卒採用の候補者が予定通り大学を卒業できなかった場合などは、内定取り消しができます。また、経歴詐称や社会的に大きな事件を起こしていたことがリファレンスチェックで判明した場合も、内定取り消しは可能です。「なりすまし」の推薦者に気をつけるリファレンスチェックでは推薦者の「なりすまし」に十分気をつけましょう。候補者本人や推薦者になりすまして回答されて、経歴詐称をする可能性が出てきます。近年はSNSを転職活動に活用する人も増えており、不適切な発言を書き込んで情報操作を試みる悪質なケースもありました。リファレンスチェックを依頼する際は、必ず推薦者の身元確認を行いましょう。SNSを利用したリファレンスチェックでは、本人のSNSアカウントであることを確認してから依頼するよう徹底してください。まとめ国内でも実施する企業が増えてきたリファレンスチェック。便利な反面、その仕組みを知らずに戸惑う候補者や、リファレンスチェックが選考に不利益になることを恐れて断る候補者は一定数存在します。「どのように回答するのか分からない」などの理由で、リファレンスチェックの回答を拒否する推薦者・企業がいるのも事実です。現職の上司や同僚に転職活動をしていることを伏せているなど、やむを得ない事情でリファレンスチェックを断られた場合は、現職の上司や同僚以外の第三者へ依頼してもらうと良いでしょう。また、回答の煩わしさを軽減するために、オンライン型のリファレンスチェックサービスを使うのもおすすめです。候補者や推薦者の負担を軽くできれば、リファレンスの取得率を上げられるかもしれません。オンライン完結型のリファレンスチェックサービスであるback check（バックチェック）は簡単に回答ができる仕組みとなっており、80%を超える取得率を実現しています。導入企業様が個人情報保護法に該当しないよう入念に設計されており、リファレンスチェックの実施経験がない方でも、簡単な操作ですぐにご利用いただけます。ぜひ、この機会にback checkの導入をご検討ください。