採用見送りの理由は教える？採用見送りの理由を聞かれた際の対応方法

目次

採用見送りの理由を教える必要はある？

採用見送りを決定した際に候補者に採用見送りの理由を説明する必要はなく、法的な義務もありません。

候補者から問い合わせがあった場合には、「相対的な評価によりやむを得ず見送りとなりました」など、”もっと良い候補者がいたため”という旨の回答をしても良いですし、「弊社の規定により回答いたしかねます」など、”理由を教えられない”といった旨の回答をしても問題ありません。

候補者に採用見送りの理由を説明することで、候補者とトラブルになったり、選考基準が外部に漏れてしまう可能性があるなども考慮する必要があるでしょう。

採用見送りの理由をどこまで伝えるかは企業の判断にゆだねられる部分ではありますが、「尋ねられたとしても伝える義務はない」ということは覚えておくといいかもしれません。

採用見送りの判断をする主な理由

採用見送りを判断する主な理由を確認していきましょう。
これらの理由を候補者に伝えるか伝えないか、どの程度まで伝えるかは企業の判断になります。

給与や労働条件の希望に沿えない

候補者の給与や労働条件に対する期待が企業の提供可能な範囲を超えている場合、採用見送りとなる可能性が高いです。

企業の予算制限やポリシー、市場の給与水準との不一致が理由であることが多いです。

必要なスキルが不足している

求められる特定のスキルや経験が候補者に不足している場合も、採用見送りの理由となります。

特に技術的な職種や高度な専門知識を要する職場で重要視されます。

候補者のキャリアパスに沿うことができない

候補者のキャリア目標と企業が提供できる機会が合致しない場合も、採用見送りの理由となり得ます。

候補者の長期的なキャリア展望を考慮し、「候補者の成長を支援できるか？」を検討したからこそ、採用見送りとなるケースも存在します。

社風や企業理念が合わない

候補者が企業の文化や価値観と合わないと判断された場合、採用は見送られます。

企業文化の適合性は、職場でのチームワークや個人のパフォーマンスに直接影響を及ぼすため、重要な判断材料のひとつと言えるでしょう。

職務内容が合わない

候補者が期待する職務内容と企業が提供するポジションが一致しない場合も、採用見送りの理由となります。

職務内容の不一致は、将来的な職務の満足度やパフォーマンスに影響を与える可能性があります。

熱意が感じられない

候補者から十分な熱意やモチベーションが感じられない場合も、採用見送りの一因となります。

企業は積極的で情熱的な候補者を望むため、熱意に欠ける候補者は企業にとってマイナスなイメージを与えてしまうかもしれません。

面接の受け答えに問題や懸念点がある

面接中の受け答えに問題や懸念点があると判断された場合、採用見送りの理由になることがあります。

コミュニケーション能力やプロフェッショナリズムの欠如は、職場での成功を左右する要因と見なされます。

もっと良い候補者がいる

他により良い候補者が存在する場合も、採用見送りの理由となります。
この状況は、特に競争が激しい職種やポジションでよく見られます。

【お役立ち資料】優秀人材を採用するために不可欠な3つのポイント

採用見送りの理由を聞かれた際の対応方法

採用見送りの理由を聞かれた際の対応方法を確認していきましょう。

迅速に連絡する

候補者からの問い合わせに対しては、迅速な対応が求められます。
連絡が遅くなれば、不信感が芽生えてトラブルのもとになるかもしれません。

また、何度も問い合わせをしてくることにつながったり、候補者の感情を刺激してしまう恐れもあるので、迅速な対応を心がけましょう。

基本は文章で伝える

採用見送りの理由は、基本的に書面で伝えることが望ましいです。
書面で伝えることで、情報の正確さを確保し、誤解を防ぐことができます。

双方に通信の記録が残り、迅速に連絡が可能であるため、メールでの連絡がおすすめです。

急ぎの場合は電話連絡も併用する

急ぎの場合は、メールと併用して電話でも連絡を行いましょう。
事実を簡潔に伝えることで、認識のズレによるトラブルを防ぐことを意識しましょう。

また、企業側に非がある場合の採用見送りの際は、電話で理由を説明することによって、候補者に誠意を感じてもらうことができるかもしれません。

ポジティブな言い回しをする

ポジティブな表現を用いることは、候補者に対して建設的な印象を与え、双方にとって良い結果をもたらすことが期待できます。

仮に、候補者に至らない点があったとしても、候補者を否定するような発言は避けるべきです。否定的なフィードバックをしないように意識しておきましょう。

理由を伝えられない場合は企業ポリシーを説明する

採用見送りの理由を伝えられない場合は、企業の採用ポリシーに基づいていることを説明します。
企業の方針の一貫性を保ちつつ、選考プロセスの透明性を示すことができます。

また、詳細な理由を明かせない場合は、一般的なコメントで回答しましょう。

「規定により回答いたしかねます」や「相対的な評価によりやむを得ず見送りとなりました。」という回答で問題ありません。

採用見送りの理由を聞かれた際の注意点

候補者から採用見送りの理由を聞かれた際の注意点について確認していきましょう。

正直かつ慎重な表現をする

採用見送りの理由を伝える際には、正直さを保ちつつ、慎重に言葉を選ぶ必要があります。言葉選びには特に慎重になることが重要です。

採用見送りの理由を伝える場合は、できる限り事実を伝え、候補者の糧になるようにすべきです。しかし、候補者の感情を不必要に傷つけないように配慮する必要もあります。

また、あまりにも伝えがたい理由の場合は、「相対的な評価によりやむを得ず見送りとなりました」などといった無難な角の立たない伝え方をしても良いでしょう。

同じ文面にしない

候補者の状況や選考の段階に応じて、文面を適切に変えることが重要です。
書類選考しかしていない候補者と最終面接まで進んだ候補者では、選考にかけた労力や時間も異なります。

両者に同じ内容を送っては、「事務的な対応ではないか」と思われてしまう可能性があります。懸念があるので時間はかかりますが、できる限り一人ひとりに寄り添った、誠実な対応を心がけましょう。

ストレートに伝え過ぎない

直接的すぎる表現は、候補者を傷つけることになりかねません。
伝えるべき内容を明確にしつつも、配慮深く、理解しやすい方法で伝えることが大切です。

また、「細かく尋ねられた場合も回答できる範囲を決め、それ以外のことには回答しない」設定するなど、すべてを伝える必要はないことを意識しておきましょう。「細かく尋ねられた場合も回答できる範囲を決め、それ以外のことには回答しない」といった方針を決めておくのも良いでしょう。

会社の方針と一貫性を保つ

採用見送りの理由を聞かれた際の対応判断は、企業としての採用に関する方針や規定に沿うようにった対応を心がけましょう。

一貫性のある対応によって、企業の信頼性を候補者に示すことができます。

感情的な対応を避ける

採用見送りの理由を問い合わせてくる候補者は、感情的になっている場合も考えられます。
一方で、対応する企業側は感情的になることなく、客観的かつ冷静に対応することが求められます。

候補者に対して公平で理性的なアプローチを保つことを意識しましょう。

採用見送りやミスマッチの削減にリファレンスチェック

採用見送りやミスマッチの削減のため、リファレンスチェックを活用している企業も増えてきました。

リファレンスチェックは、能力や行動、実績などを候補者の過去の勤務先や指導者、同僚などからの情報を集め、候補者の適性や信頼性を確認するための手段として用いられます。

back check株式会社が提供する「back check（バックチェック）」では、公的公開情報・Web情報・個別調査によって候補者の申告内容に虚偽がないか、コンプライアンスリスクがないかなどを確認するコンプライアンスチェックと、候補者と過去一緒に働いたことがある元上司や同僚から評価を得ることで、入社後に顕在化する働きぶりやカルチャーマッチといった言語化しにくい情報を確認するリファレンスチェックが実施できます。

採用のミスマッチに悩んでいる企業様や採用の質を向上させたい企業様は、ぜひback checkの導入をご検討ください。